Aktindsigt
1. Hvad er aktindsigt?
Aktindsigt er adgang til at se dokumenter, der indgår i sagsbehandlingen hos en offentlig myndighed.
Aktindsigt kan gives i medfør af lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven) eller i medfør af forvaltningsloven. Offentlighedsloven har især til formål at sikre, at borgerne og offentligheden kan få indsigt i offentlige myndigheders arbejde. Forvaltningsloven har især til formål at sikre retsstillingen for den, der er part i en sag.
Enhver - uanset nationalitet, opholdssted og alder - kan anmode om aktindsigt efter offentlighedsloven.
Hvis du er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet myndighedsafgørelse, har du en udvidet ret til aktindsigt - såkaldt partsaktindsigt. Reglerne for partsaktindsigt findes i forvaltningsloven.
Man anses som part i en sag, hvis man har en retlig, individuel, væsentlig og direkte interesse i sagens udfald. Det betyder, at man er part, hvis man modtager en afgørelse f.eks. som klager eller ansøger. Man kan også være part, selvom man ikke er den egentlige modtager af en afgørelse, hvis man alligevel berøres væsentligt af afgørelsen.
Anmodning om aktindsigt i dokumenter, der indgår i sagsbehandling i regionen, skal rettes til regionen, se nedenfor.
Der er ikke krav om, at du skal kunne henvise til helt konkrete dokumenter, journalnumre eller lignende, men du skal kunne angive temaet eller give oplysninger der gør det muligt, at finde frem til de dokumenter eller den sag, du ønsker aktindsigt i.
Der gælder ingen særlige krav til, hvordan du skal anmode om aktindsigt. Det kan ske mundtligt eller skriftligt - fx via mail.
Region Sjælland har følgende kontaktoplysninger:
Region Sjælland
Alleen 15
4180 Sorø
Tlf. 70 15 50 00
regionsjaelland@regionsjaelland.dk (denne mailadresse kan modtage mails, der er sendt med digital signatur).
Regionen skal træffe afgørelse om aktindsigt så hurtigt som muligt.
Afgørelse om aktindsigt skal være truffet senest inden 7 arbejdsdage. Hvis sagsbehandlingen vil overskride 7 dage, skal regionen underrette dig med begrundelse herfor og om hvornår en afgørelse kan forventes.
Du kan klage over sagsbehandlingstiden 14 arbejdsdage efter at regionen har modtaget din anmodning. Du skal sende din klage til regionen.
Der kan gives aktindsigt i de dokumenter og oplysninger, der indgår i regionens administrative sagsbehandling. Dokumenter er både breve, kort, fotos, elektronisk post og andre elektroniske dokumenter mv.
Aktindsigt gives alene i eksisterende materiale i sagen. Regionen er således ikke forpligtet til at udarbejde yderligere materiale som for eksempel notater, statistikker og analyser.
Væsentlige hensyn til for eksempel beskyttelse af private forhold og økonomiske interesser kan begrunde, at nogle dokumenter eller oplysninger ikke kan udleveres.
Hvis dele af en sags indhold er undtaget fra aktindsigt, skal det fremgå af afgørelsen, efter hvilken bestemmelse i loven oplysningerne er undtaget.
Offentlighedsloven og forvaltningsloven angiver alene et minimum for, hvad offentligheden og parter har ret til at få aktindsigt i. Regionen vil derfor kunne give aktindsigt i mere end det, loven angiver, hvis det ikke vil stride imod regionens tavshedspligt eller afgørende modhensyn.
2. Hvad er ikke omfattet af retten til aktindsigt?
Visse sagstyper er som udgangspunkt helt undtaget fra retten til aktindsigt. Det gælder først og fremmest straffesager og offentligt ansattes personalesager.
I offentligt ansattes personalesager kan du dog få oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. Hvis der er tale om en chefstilling kan der derudover gives aktindsigt i oplysninger om visse disciplinære reaktioner.
Der er også visse dokumenttyper, der som udgangspunkt helt er undtaget fra retten til aktindsigt.
Det gælder først og fremmest interne arbejdsdokumenter. Ved interne arbejdsdokumenter forstås dokumenter, der indeholder regionens interne overvejelser om en sag – det kan for eksempel være notater til eget brug og brevveksling mellem forskellige enheder inden for regionen.
Der er dog ret til aktindsigt i nogle bestemte interne arbejdsdokumenter, f. eks. i interne arbejdsdokumenter, som alene indeholder regionens endelige beslutning i en sag, eller som indeholder generelle retningslinjer for regionens behandling af bestemte sagstyper.
Herudover skal der gives aktindsigt i enkelte oplysninger fra interne arbejdsdokumenter, hvis disse oplysninger angår faktuelle forhold af væsentlig betydning for sagen og de ikke allerede fremgår af andre dokumenter, som er omfattet af aktindsigten, eller hvis der er tale om eksterne faglige vurderinger.
Interne arbejdsdokumenter, der sendes til andre myndigheder, mister en gang for alle deres interne karakter, når de sendes. Det gælder dog ikke dokumenter, der videresendes til en klage- eller tilsynsmyndighed.
Andre dokumenttyper, der kan være undtaget fra aktindsigt, er bl.a. brevveksling med en advokat i forbindelse med retssager.
Endelig kan bestemte typer oplysninger undtages fra retten til aktindsigt.
Oplysninger, som vedrører enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, kan undtages. Private oplysninger er blandt andet oplysninger om: Race, religion, hudfarve, politiske og foreningsmæssige tilhørsforhold, strafbare forhold, helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrugsforhold.
Også oplysninger om tekniske indretninger, forretningsforhold eller lignende, som er af væsentlig økonomisk betydning for en person eller en virksomhed, kan undtages.
Andre særlige, væsentlige hensyn til private eller offentlige interesser kan, efter en konkret vurdering, også bevirke, at aktindsigten begrænses. Som eksempler kan nævnes: Hensyn til kontrol- eller planlægningsopgaver eller hensyn til det offentliges forretningsvirksomhed og økonomiske interesse.
Hvis du ikke er tilfreds med en afgørelse om aktindsigt, som regionen har truffet, kan du som hovedregel klage. Det sker ved at du retter klagen til regionen der kan omgøre sin afgørelse. Sker dette ikke videresender regionen klagen til rette klageinstans. Dette hedder remonstration.
Hvis der ikke er nogen klagemulighed vedrørende selve sagen, kan du rette henvendelse til Ankestyrelsen. Ankestyrelsen fører efter reglerne i den kommunale styrelseslov tilsyn med, at regionen handler lovligt.
Du kan også rette henvendelse til Folketingets Ombudsmand. Ombudsmanden udøver kontrol med den offentlige forvaltning og påser bl.a., at regionen handler lovligt og i overensstemmelse med god forvaltningsskik.
Der kan normalt udleveres kopi af de ønskede dokumenter uden gebyr. I visse tilfælde, blandt andet hvis der er tale om omfattende materiale, kan gennemsyn af sagen ske hos regionen, eller der betales for kopier af dokumenterne. Betalingen for kopieringen er reguleret i en bekendtgørelse om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til offentlighedsloven. Ved dataudtræk kan regionen kræve faktiske omkostninger dækkes, hvis regionen har haft udgifter til at få udtrækkende fra eksterne parter/myndigheder.
3. Indsigtsret efter persondataloven.
Indsigtsret omhandler retten til få nærmere information om de oplysninger vedrørende dig, som regionen behandler på computer, på hjemmeside, sendes over internettet eller, som er en del af manuelle registre m.v. Reglerne om indsigtsret findes i lov om behandling af personoplysninger (persondataloven).
Formålet med indsigtsretten er at skabe åbenhed omkring regionens behandling af oplysninger vedrørende dig, samt at give dig grundlag for at udøve dine øvrige rettigheder efter persondataloven. Disse øvrige rettigheder kan du se mere om nedenfor.
Du kan anmode om indsigt i de personoplysninger, der vedrører dig selv. Forældremyndighedsindehavere kan som udgangspunkt også få indsigt i oplysninger vedrørende deres mindreårige børn.
Der gælder ingen særlige krav til anmodningens form. Anmodning kan således ske skriftligt, mundtligt, pr. telefon, brev og e-mail.
Region Sjælland har følgende kontaktoplysninger:
Region Sjælland
Alleen 15
4180 Sorø
Tlf. 70 15 50 00
regionsjaelland@regionsjaelland.dk (denne mailadresse kan modtage mails, der er sendt med digital signatur).
Regionen skal træffe afgørelse snarest og senest 4 uger efter modtagelse af anmodningen. Hvis denne frist ikke kan overholdes, skal regionen give en begrundet meddelelse om, hvornår svar kan forventes.
Når der er givet registerindsigt, kan en ny anmodning normalt først imødekommes efter 6 måneder.
Hvis du ikke er tilfreds med en afgørelse, regionen træffer efter persondataloven, kan du klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Tlf. 33 19 32 00, Fax 3319 3218, dt@datatilsynet.dk eller på www.datatilsynet.dk
Du har efter persondataloven ret til:
- At få oplyst, hvilke oplysninger regionen behandler om dig, f.eks. i forbindelse med en ansøgning
- At gøre indsigelse mod, at behandlingen af oplysninger finder sted, og hvis indsigelsen er berettiget, skal behandlingen ophøre
at gøre indsigelse mod afgørelser, der har retsvirkning for eller berører dig selv i væsentlig grad og som alene er truffet på grundlag af elektronisk databehandling - At anmode regionen om at få rettet, evt. slettet eller blokeret elektroniske oplysninger, som regionen behandler om dig, og som viser sig urigtige eller vildledende. I den forbindelse skal regionen give besked til andre, der evt. har fået de forkerte oplysninger.
I nogle tilfælde vil regionen bede om dit samtykke for at kunne behandle oplysninger om dig. Hvis du har givet et sådant samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde det.
Opdateret tirsdag den 11. apr. 2023