Retningslinje for behandling af politiske besøg

Henvendelser vedrørende informationer og/eller materiale om regions virke, som Region Sjælland allerede har offentliggjort, og som er tilgængeligt for alle borgere, f.eks. på regionens hjemmeside, kan frit udleveres.

Alle øvrige henvendelser vedrørende ønsker om specifikke information og/eller materiale skal henvises til Koncern Ledelse og Kommunikation.

Medlemmer af Regionsrådet har ret til sagsindsigt ifølge Styrelseslovens § 9.​

Enhver henvendelse om et politisk besøg eller møde henvises til Koncern Ledelse og Kommunikation (ledelse-komm@regionsjaelland.dk) med henblik på konkret vurdering og koordinering af besøg og møder.

Det er Koncern Ledelse og Kommunikation, der efter aftale med institutionens ledelse og i overensstemmelse med denne retningslinje træffer beslutning om, hvorvidt besøg eller møder kan gennemføres. I den vurdering indgår bl.a. formål med besøget, forventede deltagere, forventninger til besøget og eventuelle andre hensyn, herunder hensynet til institutionernes opgaver og ressourcer. Planlægningen af besøg sker i et samarbejde mellem Koncern Ledelse og Kommunikation og den institution, hvor besøget skal gennemføres.

Som udgangspunkt imødekommes alle henvendelser om politiske besøg under hensyn til nærværende retningslinje, ligesom Regionsrådets formandskab, udvalgsformandskaber og regionsrådsmedlemmer altid kan besøge institutioner, hvis den almindelige drift og sagsbehandling kræver det. Der inviteres altid en repræsentant fra formandskabet eller udvalgsformandskabet til at deltage i besøg på regionens institutioner.

Delegationsbesøg

Besøg af politiske delegationer fra andre organisationer og fra ind- og udland kan afvikles efter konkret vurdering og i henhold til denne retningslinje. I vurderingen af modtagelse af politiske delegationer skal det indgå, om der er tale om nære og væsentlige samarbejdspartnere. Herunder, om der er tale om internationale delegationer fra de geografiske nærområder eller andre organisationer, som regionen har en konkret samarbejdsrelation med. Planlægningen af besøg sker i et samarbejde mellem Ledelsessekretariatet og den institution, hvor besøget skal gennemføres.

Besøg og møder i forbindelse med valg

I forbindelse med valg til Folketinget og Regionsrådet begrænses adgangen til besøg. I perioden fra udskrivning af valg til Folketinget og til valghandlingernes afslutning (normalt 3-4 uger) begrænses adgangen til besøg til kun at omfatte partiledere. Øvrige henvendelser fra folketingsmedlemmer og kandidater til folketingsvalget imødekommes som udgangspunkt ikke for at kunne administrere princippet om lige adgang.

For valg til Europa-Parlamentet gælder tilsvarende begrænsning af adgangen til besøg med virkning fra måneden før afholdelse af valget.

I perioden fra måneden før valg til regionsråd og kommunalbestyrelser og indtil valghandlingernes afslutning kan der ikke gennemføres politiske besøg/møder i regionens institutioner. Regionsrådets formandskab og udvalgsformandskaber kan besøge institutioner, hvis den almindelige drift og sagsbehandling kræver det.

Der kan ikke i øvrigt gennemføres valgkampsaktiviteter på regionens matrikler, bortset fra valgmøder, hvor alle opstillede partier/lister er inviteret.

Hensyn til patienter og beboere

Besøg må ikke medføre gener for patienterne/beboerne. Såfremt der besøges områder, hvor der er patienter/beboere, skal den enkelte patient/beboer være informeret og have mulighed for ikke at blive berørt af besøget.

Besøg må ikke have karakter af at være interessevaretagelse overfor medarbejdere og patienter/beboere eller møder med et andet partipolitisk formål.

Hvis der – inde som ude – på regionens matrikler tages billeder af patienter, pårørende eller ansatte skal der indhentes samtykke fra alle på billederne. Er det hensigten at benytte materialet i valg- eller partipolitisk kommunikation, skal det fremgå af samtykkeerklæringen.

Evt. pressedeltagelse ved politiske besøg skal altid aftales med Koncern Ledelse og Kommunikation.

Hvis der – inde som ude – på regionens matrikler tages billeder af patienter, pårørende eller ansatte skal der indhentes samtykke fra alle på billederne. Er det hensigten at benytte materialet i valg- eller partipolitisk kommunikation, skal det fremgå af samtykkeerklæringen.

Der er fri adgang til at fotografere og filme på offentlige arealer uden for regionens institutioner.