Retningslinje for behandling af politiske besøg

Henvendelser vedrørende informationer og/eller materiale om regionens virke, som Region Sjælland allerede har offentliggjort, og som er tilgængeligt for alle borgere f.eks. på regionens hjemmeside, kan frit udleveres.

Alle øvrige henvendelser vedrørende ønsker om specifikke informationer og/eller materiale skal henvises til Ledelsessekretariatet.

Medlemmer af Regionsrådet har ret til sagsindsigt ifølge Styrelseslovens § 9.​

Generelt
Enhver henvendelse om et politisk besøg eller møde henvises til Ledelsessekretariatet hurtigst muligt med henblik på konkret vurdering og koordinering af besøg og møder.

Det er Ledelsessekretariatet, der efter aftale med institutionens ledelse og i overensstemmelse med denne retningslinje træffer beslutning om, hvorvidt besøg eller møder kan gennemføres.

Ved vurdering af om besøg kan afvikles, indgår bl.a. formål med besøget, institutionens virke, forventede deltagere, forventninger til besøget og eventuelle andre hensyn, herunder hensynet til institutionernes opgaver og ressourcer. Planlægningen af besøg sker i et samarbejde mellem Ledelsessekretariatet og den institution, hvor besøget skal gennemføres.

Som udgangspunkt imødekommes alle henvendelser om politiske besøg dog med visse begrænsninger i forbindelse med valg og under forudsætning af, at retningslinjen i øvrigt overholdes.

Alle henvendelser koordineres af Ledelsessekretariatet.

Delegationsbesøg
Besøg af politiske delegationer fra andre organisationer fra ind- og udland kan afvikles efter konkret vurdering og i henhold til denne retningslinje.

Ved beslutning om modtagelse af politiske delegationer skal det indgå i vurderingen, om der er tale om nære og væsentlige samarbejdspartnere. Herunder, om der er tale om internationale delegationer fra de geografiske samarbejdspartnere. Herunder, om der er tale om internationale delegationer fra de geografiske nærområder eller andre organisationer, som regionen har en konkret samarbejdsrelation med.

Besøg og møder i forbindelse med valg
I forbindelse med valg til Folketinget og regionsrådet begrænses adgangen til besøg. Ved udskrivelse af valg til Folketinget begrænses adgangen til besøg med virkning fra tre måneder før sidste frist for afholdelse af valg til kun at omfatte partiledere.

Øvrige henvendelser fra folketingsmedlemmer og kandidater til folketingsvalget imødekommes som udgangspunkt ikke for at kunne administrere princippet om lige adgang.

For valg til Europaparlamentet gælder tilsvarende begrænsning af adgangen til besøg med virkning fra tre måneder før afholdelse af valget.

I forbindelse med valg til regionsrådet søges der afholdt fælles møder og informationsarrangementer for kandidater. Der fastsættes en periode på to måneder op til valget til regionsrådet, hvor der ikke gennemføres politiske besøg/møder i regionens institutioner.

Regionsrådets formandskab og evt. også udvalgsformandskaber kan besøge institutioner, hvis den almindelige drift og sagsbehandling kræver det.

Medlemmer af og kandidater til regionsrådet, der henvender sig med spørgsmål, kan få udleveret og/eller blive henvist til allerede offentliggjort materiale.

Region Sjælland udlåner som udgangspunkt ikke lokaler til vælgermøder eller andre partipolitiske mødeaktiviteter i forbindelse med valg til regionsråd og Folketingsvalg. Der kan undtages herfra, hvis der er tale om arrangementer, som regionen selv er med til at planlægge og holde under forudsætning af, at alle opstillingsberettigede partier inviteres til at deltage.

Hensyn til patienter og beboere
Besøg må ikke medføre gener for patienterne/beboerne. Såfremt der besøges områder, hvor der er patienter/beboere, skal den enkelte patient/beboer være informeret og have mulighed for ikke at blive berørt af besøget.

Besøg må ikke have karakter af at være interessevaretagelse overfor medarbejdere og patienter/beboere eller møder med et andet partipolitisk formål.

Evt. pressedeltagelse skal altid aftales med Ledelsessekretariatet. Ved besøg af ministre og partiledere deltager Pressestaben for at sikre koordinering af pressedeltagelse.

Der må som udgangspunkt ikke fotograferes eller filmes, hvor der er patienter/beboere til stede.

Der er adgang til at fotografere og filme på offentlige arealer uden for institutioner.

Denne retningslinje træder i kraft med Forretningsudvalgets godkendelse den 7. juni 2021.