Målet er en stille succes - Mød nogle af dem, der samler puslespillet Østdanmark

Forestil dig, at det er januar 2027. Du møder ind på arbejde i Region Østdanmark. Dit ad-gangskort lukker dig ind ad døren. Du tænder din computer, der virker som den skal, og hvis du er kliniker, logger du uden problemer på både SP og FMK.

I indbakken tikker mails løbende ind fra kolleger, og din løn er gået ind på din konto til tiden.

Det virker måske ikke som en big deal. Men bag kulissen arbejder rigtig mange mennesker for, at overgangen for 62.000 kollegaer til en arbejdsplads i Region Østdanmark kan funge-reså smidigt som muligt, også selvom forandringerne naturligt vil kunne mærkes.

Nogle af dem sidder i Teknisk Koordinationsforum. Det består af repræsentanter fra HR-, IT-, økonomi- og kommunikationsafdelingerne i både Region Sjælland og Region Hovedstaden.

De har til opgave at koordinere alle de opgaver, der skal løses, for at sikre det tekniske fun-dament for en sikker og stabil drift, når Region Østdanmark ser dagens lys 1. januar 2027. Ikke mindst skal de sikre, at den patientnære drift påvirkes mindst muligt.

Planlagt, timet og tilrettelagt

- Man kan sige, at vores succeskriterie er at sikre en stabil drift, og at medarbejdere, patienter og borgere skal mærke den tekniske del af sammenlægningen mindst muligt,” siger Anne Kristine Forchhammer Foldager, der sidder med i Teknisk Koordinationsforum og er sekti-onschef i Data og digitalisering, Center for HR og Uddannelse i Region Hovedstaden.

Teknisk Koordinationsforum er organiseret under programmet ’dannelse af Region Østdanmark’, og de mødes i fast kadence for at drøfte arbejdets fremgang og planlægge næste step. Det er en omfattende og kompleks opgave, der i høj grad handler om timing, prioritering og koordinering.

Sammen med kollegaer er de i gang med sikre det tekniske fundament for den nye region, og det indebærer alle de små og store opgaver inden for hardware, software og tekniske løsninger, der skal rigges på plads, for at Region Østdanmark kan være i funktion.

Arbejdet skal blandt andet sikre, at alle knap 62.000 medarbejdere teknisk kan få udbetalt deres løn korrekt og til tiden, og der skal udarbejdes en løsning med nye adgangskort, så alle medarbejdere rent fysisk kan møde ind på arbejde.

For at det skal lykkes kræver det at alt planlægges, times og tilrettelægges, så de forskellige opgaver bliver løst i rette tempo, for rigtig mange ting i den samlede opgaveportefølje er af-hængige af, at noget andet er sket først. Lidt lige som når man har håndværkere på besøg derhjemme. Hvis ikke mureren bliver færdig i tide, kan maleren ikke komme til, og så skrider hele projektet.

Nyt MitID i kæmpe-skala

For ganske nylig nåede dannelsen af Region Østdanmark en stor milepæl, da regionen fik sit eget CVR-nummer. For medarbejdere og borgere betyder det ingen ændringer her og nu, men det markerer et vigtigt skridt på vejen mod en fælles region, da det er en forudsætning for mange af de tekniske opgaver.

Som i alle andre virksomheder er alle ansatte og alt materiel nemlig tilknyttet det CVR-nummer, der i dag tilhører hhv. Region Sjælland eller Region Hovedstaden. Blandt andet lønsystemer, medarbejdere, ejendomme, matrikelnumre, vagtplanssystemer, indkøbsaftaler og it-systemer.

- Forestil dig, at du skal have nyt MitID - bare i kæmpe-skala. Alt skal køres over på det nye, før du kan få adgang til noget som helst, siger Eva Bjørnhøj Ingevold, der er funktionschef i Projekter og Portefølje, Koncern Digitalisering i Region Sjælland.

Sammen med resten af Teknisk Koordinationsforum er hendes rolle i det store puslespil at facilitere videndeling på tværs af alle relevante fagligheder og at understøtte, at alle opgaver løses i rette rækkefølge og følger tidsplanen.

En stille succes

Selve opgaveløsningen skal de faglige eksperter i begge regioner dog have fuld credit for, understreger Eva Bjørnhøj Ingevold.

- I Teknisk Koordinationsforum samler vi trådene, men det lange, seje træk bor ude i afdelin-gerne. Der er hundredvis af medarbejdere i Region Sjælland og Region Hovedstaden, som både nu og det næste lange stykke tid skal levere alle løsningerne. Sammenlægningen kunne slet ikke lade sig gøre uden dem.

Alle de enkeltstående opgaver blev kort før sommerferien sendt ud i ’arbejdspakker’ til alle de administrative centre i både Region Sjælland og Region Hovedstaden. Der er tæt samarbejde om opgaven i alle dele af organisationen, og en tæt koordinering på tværs af alle fagligheder:

Frem mod sammenlægningen bliver den kollektive to-do liste forhåbentlig kortere og kortere, og mens alle knokler for at samle puslespillet, tæller uret ned til 2027.

Det vil de færreste nok tænke over, når Region Østdanmark endelig slår dørene op, og det er faktisk målet: at arbejdet i videst mulig udstrækning går ubemærket hen, og at hverdagen kører videre. At patienterne får deres behandling, medarbejderne deres løn – og at teknisk udstyr og systemer fungerer, forklarer Anne Kristine Forchhammer Foldager:

-Vi går efter en stille succes.