Søg
 
Referat

Referat - Udvalget for afbureaukratisering og modernisering

04-05-2021 16:00

Mødelokale 8-9

Medlemmer af udvalget:

Egon Bo

Formand

(C)

Claus Bakke

(V)

Freddy Blak

(A)

John Wennerwald

(A)

Julie Jacobsen

Næstformand

(O)

Susanne Lundvald

(A)

Evan Lynnerup

Fraværende:


Indholdsfortegnelse

1 (Åben) Godkendelse af dagsorden 3

2 (Åben) Arbejdet med flowkoordinatorer i Region Sjælland 4

3 (Åben) Opsamling på dialog med de faglige organisationer 6

4 (Åben) Læring, indsatser og politiske beslutninger affødt af covid-19 9

5 (Åben) Arbejdsplan for 2021 12

6 (Åben) Aktuelle sager 14

7 (Åben) Næste møde 15

8 (Åben) Godkendelse af deltagelse i møde i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering 4. maj 2021 kl. 16.00 - 19.00 16


1 (Åben) Godkendelse af dagsorden

Sagsresumé

.

Sagsfremstilling

.

Økonomi

.

Indstilling

.

Tidligere beslutninger

.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende

Bilag

.


2 (Åben) Arbejdet med flowkoordinatorer i Region Sjælland

Sagsresumé

Med afsæt i oplæg ved ledende afdelingssygeplejerske fra akutafdelingen på Holbæk Sygehus Hanne Baden Nielsen lægger sagen op til en drøftelse af det tværgående arbejde med flowkoordinatorer i Region Sjælland.

Sagsfremstilling

Som et led i gennemgangen af akutområdet i regi af det kliniske udviklingsprogram Perspektiv 20-23 har aftaleparterne bag Budgetaftalen for 2021 besluttet, at der skal indføres flowkoordinatorer i akutafdelingerne på alle regionens sygehusene for at sikre bedre patientflows. Indførelsen af flowkoordinatorer på akutafdelingerne skal medvirke til, at flere patienter kan håndteres alene i akutafdelingen. Derved kan flere egentlige indlæggelser undgås, mens sammenhængen i de nødvendige indlæggelsesforløb kan forbedres.

Program Perspektiv 20-23 er forankret i Udvalget for sygehusenes behandlingstilbud.

Udvalget modtog på møde i oktober 2020 oplæg om Perspektiv 20-23, som udfoldede det videre arbejde med Perspektiv 20-23 samt de indsatser og potentialer for forbedring, der allerede er identificerede – herunder indførsel af flowkoordinatorer på alle sygehuse.

Udvalget har løbende drøftet potentialer forbundet med brug af flowkoordinatorer (behandlersygeplejersker som er specielt uddannede til at arbejde i en akutafdeling) og flowmasters (speciallæger med overordne ansvar for alle patienter i akutafdelingen), bl.a. med afsæt i fagligt input fra udvalgets studietur til Odense i november 2019. Med denne sag lægges der op til, at udvalget kan drøfte, hvordan denne viden kan bidrage i forhold til Region Sjællands ”model” for arbejdet med flowkoordinatorer.

På mødet deltager ledende afdelingssygeplejerske fra akutafdelingen på Holbæk Sygehus Hanne Baden Nielsen med et mundtligt oplæg. Oplægget omhandler, hvordan der konkret arbejdes med flowkoordinatorer på Holbæk Sygehus. Derudover rammesættes det, hvordan der arbejdes med læring og harmonisering i forhold til flowkoordinatorfunktionen på tværs af regionens akutafdelinger.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at udvalget drøfter Region Sjællands tværgående tilgang til brug af flowkoordinatorer på alle regionens akutafdelinger.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Tidligere beslutninger

.

Beslutning

Sagen drøftet, herunder kobling til det kliniske udviklingsprogram Perspektiv 20-23 og med fokus på spredning af gode erfaringer på tværs af regionen. Derudover drøftedes perspektivering til arbejdet med flow og vagtplanlægning på Odense Universitetshospital.

På næste møde behandles sag med status på arbejdet med implementering af flowkoordinatorer i hele Region Sjælland, jf. Budgetaftalen for 2021.

Fraværende

Bilag

.


3 (Åben) Opsamling på dialog med de faglige organisationer

Sagsresumé

Sagen samler op på de afholdte dialogmøder med fire af de faglige organisationer. Herunder hvordan de indkomne forlag og budskaber falder indenfor fire overordnede spor og med fremhævelse af fire konkrete indsatsområder/projekter med pågående eller snarlig implementering. Derudover fremlægger sagen kommunikationsplan omkring resultater af dialogen samt oplæg til videre proces for den opfølgende dialog.

Sagsfremstilling

Baggrund og status

I november-december 2020 er der afholdt dialogmøder med fire faglige organisationer – 3F, HK, FOA og Djøf – vedr. muligheder for afbureaukratisering og modernisering i Region Sjælland. Dialogen med de faglige organisationer er i tråd med budgetaftaleinitiativet Frigørelse af ressourcer til kerneopgaven, jf. Budgetaftalen for 2020. På dialogmøderne deltog udvalgsformandskabet og regionsrådsformanden.

Der er dertil afholdt opfølgende møde med HK i marts, hvor fokus var på at blive endnu mere konkrete i forhold til fokusområder og specifikke indsatser.

Fire spor i den tværgående dialog

Vedlagt er tværgående opsamlingsnotat, der sammenfatter hovedpointerne fra dialogmøderne.

Notatet beskriver, hvordan de faglige organisationers forslag og budskaber vedrørende afbureaukratisering og modernisering overordnet set fordeler sig på følgende fire spor:

1.Metode
Hvilke greb og tilgange kan vi bruge i arbejdet med afbureaukratisering? Hvordan udbreder og forankrer vi gode initiativer i forhold til afbureaukratisering?

2.Kompetencer og opgavefordeling
De rette og i et overordnet perspektiv mest egnede og ressourceeffektive medarbejdere skal løse opgaverne.

3.Ledelse

Ledelsesmæssig opbakning er nødvendig for at initiativer i forhold til afbureaukratisering udtænkes og ikke mindst føres ud i livet.

4.Digitalisering og it-systemer
Digital udvikling kan åbne for nye muligheder for afbureaukratisering, mens udfordringer med IT-systemer og begrænsninger i systemerne kan være en barriere.

Forslagene fordelt på de fire spor er af forskellig karakter. Nogle er afgrænsede og konkrete, evt. med henvisning til specifikke projekter, mens andre er mere overordnede.

Konkrete projekter med pågående eller snarlig implementering

Følgende konkrete indsatser fra den tværgående dialog kan fremhæves, da der allerede er en plan for opfølgning/implementering:

1.Digitalisering af HR-processer (herunder digitale underskrifter på HR blanketter).

Systemunderstøttelsen er på plads og implementeringsarbejdet er under forberedelse. Resultaterne bliver synlige på udpegede pilotafdelinger efter sommerferien.

2.Quick-adgang til SP med login via medarbejderkort

Rulles løbende ud i 2021/2022. Primær baggrund er nye nationale krav om øget sikkerhed ift. offentlige it-systemer. Der undersøges også muligheder for andre lettere arbejdsgange i SP med brug af id kort.

3.Udvidede rettigheder til lægesekretærer i SP

Lægesekretærer får udvidede rettigheder i SP på udvalgte områder, bl.a. cancermeddelelser, registrering af operationskomplikationer og bookning af operationer. Implementeres efter planen 18. maj 2021.

4.Professionalisering af vagtplanlægningen

Der arbejdes generelt med at blive mere ressourceeffektive – både for det kliniske personale og for vagtplanlægger. Følgende kan fremhæves:

Med tillæg til budgetaftale 2021 er der afsat 1 mio. kr. til et ledelsesinitiativ, der skal styrke fokus på rammer og muligheder i forhold til vagtplanlægning.

Initiativer til itunderstøttelse af vagtplanlægning, herunder projektet 'Avanceret vagtplanlægning' med fokus på udvidet udnyttelse af eksisterende systemløsninger. Dertil vil nye web-løsninger lette arbejdet med vagtplanlægning. Udbudsgrundlag for udbud af løn og vagtplan forventes færdigt i september 2021.

Kommunikationsplan for intern og ekstern kommunikation

På opfølgende møde med HK i marts blev det aftalt, at Region Sjælland og HK vil samarbejde om at kommunikere om resultaterne af dialogen. I første led af kommunikationsplanen fokuseres der på kommunikation målrettet regionens medarbejdere og HKs medlemmer. Kommunikationsformen er små artikler på Region Sjællands intranet og i HK Sjællands nyhedsbrev, med afsæt i cases om henholdsvis digitalisering af HR processer og quick-adgang til SP. Artiklerne forventes at blive bragt i løbet af maj.

I andet led af kommunikationsplanen planlægges det at kommunikere om den mere overordnede tilgang: At løbende dialog mellem Region Sjælland og de faglige organisationer omkring konkrete projekter og indsatsområder kan være afsæt for at arbejde målrettet med afbureaukratisering i regionen. Kommunikationsformen kan være et fælles debatindlæg med HK på vegne af udvalget, både via de to kommunikationskanaler nævnt ovenfor (regionens intranet og HKs nyhedsbrev) og via regionale medier.

Videre proces for dialog med de faglige organisationer

Der er aftalt endnu et møde med HK ultimo juni. Derudover arbejdes der aktivt med at få aftaler i stand med de øvrige faglige organisationer for at arbejde videre med den indledende dialog.

De indkomne forslag og identificerede indsatsområder følges løbende, og det forventes at nye forslag til blive tilføjet som et led i den opfølgende dialog.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

-Udvalget drøfter forslag og budskaber fra dialog med de faglige organisationer.

-Udvalget drøfter videre proces for dialog med de faglige organisationer.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Tidligere beslutninger

.

Beslutning

Sagen drøftet.

Fraværende

Bilag

1. Opsamlingsnotat dialogmøder med faglige organisationer om afbureaukratisering (DokID: 9740831 - EMN-2021-04003)


4 (Åben) Læring, indsatser og politiske beslutninger affødt af covid-19

Sagsresumé

Sagen opsummerer læring, konkrete indsatser og politiske beslutninger affødt eller forstærket af COVID-19. Opfølgningen skal ses i sammenhæng med Evaluering af Region Sjællands håndtering af COVID-10 situationen og de deraf uddragede anbefalinger, som blev behandlet politisk i efteråret 2020.

Sagsfremstilling

Baggrund

Som opfølgning på beslutning i Regionsrådet den 24. juni 2020 er der udført en evaluering af Region Sjællands håndtering af COVID-19 situationen. Formålet med evalueringen var at sætte et læringsorienteret og organisationsudviklende forløb i gang.

Den organisatoriske del af evalueringen er behandlet politisk og har fokus på temaer som organisatorisk omstilling, ledelse, samarbejde, arbejdsformer, teknologi og kommunikation. Inden for hvert tema er der uddraget nogle konkrete anbefalinger til det videre arbejde – både i en lignende beredskabssituation og i regionens daglige ledelse og arbejde. Til eksempel kan nævnes udarbejdelse af tydelige og gennemsigtige rammer for inddragelsen af den politiske ledelse i krisesituationer og øget fokus på arbejdsmiljøtiltag, så der bliver fulgt op på den enkelte medarbejders trivsel og motivation i og efter en krisesituation. Evalueringsrapporten er vedlagt.

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering behandlede evalueringen og dertil knyttede anbefalinger på møde d. 19. oktober 2020. Her anbefalede udvalget, at der skulle udarbejdes en opfølgningsplan. Kort efter den politiske behandling tog 2. coronabølge fart, og der er foretaget handlinger og initiativer på mange niveauer, bl.a. med afsæt i anbefalingerne fra evalueringen. Sagen samler op på disse mangfoldige initiativer. Administrationen vil på dette grundlag indstille, at der ikke arbejdes videre med en egentlig ny opfølgningsplan.

Oversigt over læring, indsatser og politiske beslutninger affødt eller forstærket af COVID-19

Nedenfor opsummeres læring, konkrete indsatser og politiske beslutninger affødt eller forstærket af covid-19, både i forbindelse med 1. og 2. bølge. Herunder hvordan læring fra 1. bølge, som bl.a. er opsamlet med evalueringen, har spillet ind i forhold til tilrettelæggelsen af regionens aktiviteter, både under 2. bølge og i et mere overordnet perspektiv:

-Robusthed i håndtering af kritisk syge patienter – i 2021 afsættes 1 mio. kr. til anskaffelser af mindre udstyr til monitorering og behandling af svært syge patienter uden for intensivafdelingerne, der på kort sigt kan medvirke til tættere observation, og at færre patienter får behov for intensiv behandling. (Tillæg til budgetaftale 2021)

-Beslutning om udarbejdelse af oplæg til at udvikle dele af den eksisterende sengekapacitet på sygehusene til intermediære (halv-intensive) senge, der kan aflaste den intensive kapacitet (Tillæg til budgetaftale 2021)

-Uddannelse af personale med fokus på behovet for mere specialiserede kompetencer – pulje på 20 mio. kr., som bl.a. forudsættes anvendt til at sikre en mere robust håndtering af kritisk syge patienter. Der er indgået samarbejdsaftale med Professionshøjskolen Absalon om udmøntning af midlerne (Regionsrådsbeslutning december 2020).

-Beslutning om afdækning af effekterne af bedre hygiejne og rengøring ift. bl.a. sygefravær og færre indlæggelser mv. frem mod budget 2022 (Tillæg til budgetaftale 2021)

-Hygiejnetiltag på regionens sygehuse – i 2021 afsættes 3 mio. kr. til udskiftning af dørsystemer og armaturer til berøringsfrie modeller på bl.a. fællesarealer for at mindske risiko for smittespredning (Tillæg til budgetaftale 2021)

-Øget omfang af videokonsultationer, både i sygehusvæsnet og i almen praksis (PLO-klinikker, udbudsklinikker og nærklinikker) (fokusområde i bl.a. Region Sjælland på forkant)

-Øget fokus på arbejdsmiljøtiltag, så der bliver fulgt op på den enkelte medarbejders trivsel og motivation i og efter en krisesituation. Eksempler vigtige arbejdsmiljøopgaver, der opstod som følge af COVID-19: Værnemidlers brug, registrering af arbejdsulykker, generel arbejdsmiljøinformation, indsatser i forhold til højt arbejdspres, udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø samt indsatser i forhold til hjemsendte administrative medarbejdere. (Anbefaling fra COVID-19 evaluering, håndteret af ledelse og MED-organisation)

-Ny politik for hjemmearbejde. Udspringer af COVID-19 evalueringen, som viste et behov for at definere tydeligere rammer for, hvornår og hvordan hjemmearbejde kan anvendes fremadrettet (Besluttet af MED-Hovedudvalget 21. april 2021)

-Større klarhed om rammerne for medarbejdernes fleksibilitet, herunder flytning af medarbejderne mellem afdelinger. Forhandlede lønpolitiske initiativer med indgåede fleksibilitetsaftaler for plejepersonale. (Anbefaling fra COVID-19 evaluering)

-Ny digital infrastruktur med indkøb af Teams til afvikling af virtuelle møder.

-Identificeret behov for udarbejdelse af tydelige og gennemsigtige rammer for inddragelsen af den politiske ledelse i krisesituationer. (Anbefaling fra COVID-19 evaluering, konkrete rammer under 2. bølge besluttet af Forretningsudvalget)

oHyppige skriftlige orienteringer af Regionsrådet og Forretningsudvalget om aktuel status på COVID-19 situationen ud fra en aftalt fast kadence

oPlan for afvikling af politisk mødeaktivitet ud fra en differentieret model med fastholdt mødeaktivitet i Regionsrådet, Forretningsudvalget og de fire driftsudvalg men med reducerede dagsordener. De øvrige fire stående udvalgte valgte at følge Forretningsudvalgets anbefaling og aflyse deres møder

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller:

-At udvalget drøfter læring, konkrete indsatser og politiske beslutninger affødt af COVID-19.

-At udvalget godkender, at der ikke arbejdes videre med en egentlig ny opfølgningsplan vedr. Evalueringen af Region Sjællands håndtering af covid-19 situationen.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Tidligere beslutninger

.

Beslutning

Sagen drøftet, herunder læring og muligheder i forhold til afvikling af politiske Møder som virtuelle møder.

Fraværende

Bilag

1. Evalueringsrapport Region Sjællands håndtering af COVID-19 situationen (DokID: 1411026 - EMN-2020-37623)


5 (Åben) Arbejdsplan for 2021

Sagsresumé

Udvalget drøftede indspil til Arbejdsplan 2021 på udvalgsmødet den 10. november 2020. På baggrund af drøftelsen og udvalgets kommissorium, udvalgets hidtidige arbejde og initiativer i Budgetaftalen for 2021 er der udarbejdet forslag til arbejdsplan og temaer for de resterende møder i 2021.

Sagsfremstilling

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering drøftede udvalgets videre arbejde og temaer for indsatsen i 2021 på udvalgsmødet den 10. november 2020.

Udover udvalgets kommissorium og udvalgets indspil er Budgetaftalen for 2021 og Regionsrådets strategi grundlag for udvalgenes arbejde. På den baggrund foreslås følgende temaer og mål for indsatsen i 2021:

Dialog med faglige organisationer

Selvbetjeningsløsninger

Fortsat fokus på medarbejderinnovation og idékampagne

Evaluering af rammer og arbejdsform for udvalgsarbejdet samt af udvalgets arbejde i indeværende rådsperiode

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at udkast til arbejdsplan for 2021 drøftes med henblik på godkendelse.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Tidligere beslutninger

.

Beslutning

Sagen drøftet.

Udvalget drøftede mødeplan for efteråret. Administrationen undersøger mulighederne for at flytte de tre møder i efteråret til andre datoer.

Fraværende

Bilag

1. Arbejdsplan 2021 (DokID: 9786468 - EMN-2021-04001)


6 (Åben) Aktuelle sager

Sagsresumé

.

Sagsfremstilling

Opfølgning budgetaftaleindsats 2021 – besparelser på konsulenter og administration

Regionsrådet har som mål at sikre en stærk og fokuseret administration og på at begrænse brugen af eksterne konsulenter. Med budgetaftalen for 2021 blev det besluttet, at der skal udmøntes besparelser på administration og konsulenter på i alt 19 mio. kr., fordelt på 10 mio. kr. på sundhedsbudgettet og 9 mio. kr. på reducerede udgifter til administration, herunder brugen af konsulenter. Budgetaftaleindsatsen er politisk forankret i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Besparelsen er bevillingsmæssigt implementeret og blev behandlet på møde i Regionsrådet d. 8. marts 2021 som led i sag om Bevillingsændringer marts 2021.

Økonomi

.

Indstilling

.

Tidligere beslutninger

.

Beslutning

Sagen drøftet.

Fraværende

Bilag

.


7 (Åben) Næste møde

Sagsresumé

.

Sagsfremstilling

Næste møde afholdes tirsdag den 31. august 2021 kl. 16.00 – 19.00.

Økonomi

.

Indstilling

.

Tidligere beslutninger

.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende

Bilag

.


8 (Åben) Godkendelse af deltagelse i møde i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering 4. maj 2021 kl. 16.00 - 19.00

Sagsresumé

.

Sagsfremstilling

.

Økonomi

.

Indstilling

.

Tidligere beslutninger

.

Beslutning

.

Fraværende

Bilag

.



Tilbage til dagsorden

 

 Søg i dagsordener

 

Sådan søger du

Vælg et eller flere søgekriterier og klik på 'søg'.

Søg dagsordener