Søg
 

Referat

Møde i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering

tirsdag den 7. januar 2020 kl. 16:00

Mødelokale 1


Deltagere:

Egon Bo (I)

Bodil Sø (V)

Susanne Lundvald (A)

Freddy Blak (A)

John Wennerwald (A)

Julie Jacobsen (O)

Claus Bakke (V)




1. Godkendelse af dagsorden

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4225056

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering tirsdag den 7. januar 2020, pkt. 1

Dagsordenen blev godkendt.


2. Arbejdsplan 2020

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4232901

Resume

Udvalget drøftede indspil til Arbejdsplan 2020 på udvalgsmødet den 19. november 2019. På baggrund af drøftelsen og udvalgets kommissorium er der udarbejdet forslag til arbejdsplan og temaer for møder i 2020.

Sagsfremstilling

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering drøftede udvalgets videre arbejde og temaer for indsatsen i 2020 på udvalgsmødet den 19. november 2019.

Udover udvalgets kommissorium og udvalgets indspil er Budgetaftalen for 2020 og Regionsrådets strategi grundlag for udvalgenes arbejde. På den baggrund foreslås følgende temaer og mål for indsatsen i 2020:

· Udfordringer af love og regler, herunder den statslige udfordringsret

· Selvbetjeningsløsninger

· RPA (Robotic Proces Automation)

· Dialog med faglige organisationer

· Igangsættelse af intern kampagne med fokus på at mindske selvpåført bureaukrati – eksempelvis en ’frit-lejde kampagne’

· Fortsat fokus på medarbejderinnovation og idékampagne

· Analyse af administrationsgrad (BA2020)

· Analyse af dobbeltfunktioner (BA2020)

· Transportanalyse: Analyse af udgifter til intern transport mv. (BA2020)

Udkast til arbejdsplan for 2020 er vedlagt.

Det foreslås, at arbejdsplanen løbende genbesøges og har en dynamisk karakter, der kan tilpasses og justeres, hvis der opstår væsentlige aktuelle sager eller det hen af vejen giver mere mening at ændre rækkefølgen på fokusområderne og målene.

Regionsrådsformanden forventes at deltage i udvalgets behandling af sagen.

Mål for udvalgets arbejde i 2020

Det foreslås, at udvalget arbejder efter konkrete mål for indsatserne i 2020, og at disse mål i sidste ende skal spille sammen med en målsætning om, at udvalget har leveret min. 3 tiltag, der bidrager til afbureaukratisering i 2020. Forslag til delmål fremgår af udkastet til arbejdsplanen. Formålet med at arbejde efter konkrete mål er bl.a. at skabe synlighed omkring afbureaukratiseringsdagsordenen både internt i organisationen og eksternt samt sætte fokus på udvalgets løbende resultater.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen

Indstilling

Administrationen indstiller, at Arbejdsplan 2020 for Udvalget for afbureaukratisering og modernisering godkendes.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering tirsdag den 7. januar 2020, pkt. 2

Udvalget drøftede arbejdsplanen for 2020. Udvalget ønsker at supplere arbejdsplanen med et fokus på tidsbestilling, vagtplanlægning, udbredelse af robotteknologi og selvbetjeningsløsninger/MinSP.

Udvalget er enige om at fokusere arbejdet i 2020 på nogle få målrettede indsatser.

Administrationen tilretter arbejdsplanen på baggrund af udvalgets tilbagemelding og kommer med forslag til konkrete mål og indsatser på udvalgets næste møde til udvalgets prioritering.

Bilag til punkt nr. 2:

Udkast til arbejdsplan for 2020


3. Evaluering af udvalgets studietur til Odense den 19. november 2019

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4240915

Resume

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering har afholdt en studietur til Odense den 19. november 2019. Der forelægges udkast til en evaluering fra studieturen til udvalgets godkendelse. Evalueringen skal efterfølgende forelægges Forretningsudvalget til orientering.

Sagsfremstilling

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering besluttede den 12. marts 2019 at gennemføre en studietur til Odense den 19. november 2019.

Formålet med studieturen var, at udvalget skulle hente inspiration fra Region Syddanmark og andre aktørers erfaringer i arbejdet med sundhedsinnovation. Herunder et særligt fokus på:

· Initiativer som tilskynder forenkling samt bedre og smartere logistik i sundhedsvæsenet.

· Selvbetjeningsløsninger og andre digitale løsninger, som mindsker bureaukrati og letter hverdagenogaflaster regionens borgere og ansatte.

Fagligt indhold på studieturen

Udvalget begyndte studieturen med at besøge Syddansk Sundhedsinnovation, hvor Region Syddanmarks innovationsstab sidder. Her fik udvalget bl.a. et oplæg fra den administrerende direktør i Welfare Tech. Udvalget drøftede i den sammenhæng digitalisering, datadeling og forudsigelse.

Udvalget fik også et indblik i Region Syddanmarks kvalitetsmodel, ”Den Syddanske Forbedringsmodel” og blev desuden præsenteret for konkrete projekter såsom Genoptræn.dk.

Efter Syddansk Sundhedsinnovation gik turen til Odense Universitetshospital (OUH), hvor fokus bl.a. var på OUHs arbejde med strategisk innovation. OUH har et målrettet fokus på at arbejde med ’next practice’ fremfor ’best practice’. På OUH blev udvalget præsenteret for en række konkrete cases, hvor OUH har arbejdet med robot procesautomation på det administrative område, særligt med fokus på HR og IT området. Programmet på OUH blev afsluttet med et besøg til den Fælles Akutmodtagelse på OUH, hvor udvalget både fik et indblik i OUHs arbejde med flowstyring via Cetrea-systemet og viden om UV-desinfektionsrobotten, som lige nu afprøves på forskellige afdelinger i Region Syddanmark.

Programmet for udvalgets studietur er vedlagt.

Generelt gav udvalget udtryk for, at de var glade for vekslingen mellem de strategiske oplæg fra direktører og de mere konkrete oplæg fra de praktikere og projektledere, som udfører de konkrete opgaver.



Læringspunkter fra studieturen:

Nedenfor fremgår de væsentligste læringspunkter, som udvalget i forbindelse med udvalgsmødet den 19. november 2019, gerne ville lægge vægt på i evalueringen. Evalueringen af studieturen forelægges efterfølgende Forretningsudvalget til orientering.

· Udvalget blev inspireret af Region Syddanmark og OUHs arbejde med innovation, som i høj grad har fokus på potentialet for skalering. Det vil sige, at projekter fra start designes så de kan skaleres fra et enkeltstående udviklingsprojekt til større og længerevarende indsatser. I den sammenhæng var udvalget også optaget af OUHs fokus på at vigtigheden af tilbundsgående implementering i hele regionen.

· Udvalget var særligt optaget af Region Syddanmarks udsagn om, at arbejdet med robot procesautomation skal ses som en mulighed for at frigøre ressourcer til kerneopgaverne – og at det er en god ide, at starte med de ’kedelige’ opgaver først. Dermed kan der skabes synlige resultater til gavn for særligt de administrative medarbejdere og det kliniske personel der tidligere har skulle udføre den samme ensartede opgave igen og igen.

· Udvalget var meget inspireret af, at alle oplægsholderne fortalte den samme og positive historie om Region Syddanmarks arbejde med kvalitetsforbedringer og innovation. Udvalget drøftede i den sammenhæng, at vi i Region Sjælland kan blive bedre til at kommunikere om vores gode indsatser og være ambassadører for de innovative tiltag som vi sætter i søen.

· Udvalget var desuden meget tilfredse med, at der var inviteret relevante administrative medarbejdere med fra regionen. Foruden at det var med til at give et fælles vidensgrundlag, var det også med til at sikre, at oplæggene blev perspektiveret til igangværende indsatser i Region Sjælland. Udvalget har i den sammenhæng bl.a. ønsket sig yderligere viden om, hvordan Region Sjælland selv arbejder med bl.a. robot procesautomation.

Økonomi

Der var budgetteret med en udgift på ca. 2.000 kr. pr. deltager for hele turen inkl. transport og forplejning.

Et samlet regnskab i kr.:

Udgiftspost

Udgift

Udgift pr. udvalgsmedlem

Transport

8.576

857

Forplejning

3.090

425

Øvrig

2100

300

Total

13.766

1.582

Indstilling

Administrationen indstiller, at udvalget godkender evalueringen af studieturen.

Sagen afgøres af Forretningsudvalget.

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering tirsdag den 7. januar 2020, pkt. 3

Udvalget ønsker at tilføje til evalueringen, at udvalget finder den måde som Region Syddanmark opkvalificerer deres medarbejdere til at være teknologiske kompetente i forbindelse med implementering af nye indsatser, interessant.

Udvalget anbefaler, at Forretningsudvalget tager sagen til efterretning.

Bilag til punkt nr. 3:

Program for udvalgets studietur den 19. november 2019


4. Program for møde med de faglige organisationer

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4237665

Resume

Udvalget ønsker at indlede en dialog med de faglige organisationer. Formålet skal være at identificere forenklinger af regler og dokumentationskrav i medarbejdernes daglige arbejde. I sagen forelægges et udkast til et møde med DSR til udvalgets drøftelse.

Sagsfremstilling

Udvalget har på tidligere udvalgsmøder drøftet formen og rammerne for dialogen med de faglige organisationer. Her har de bl.a. lagt vægt på, at formålet med dialogen skal være at inddrage de faglige organisationers erfaringer og input til at udpege konkrete forslag til forenklinger af regler og dokumentationskrav, der kan give personalet mere tid til patienten.

Det foreslås af bl.a. logistiske og kalendermæssige hensyn, at der i første omgang arrangeres et møde med Dansk Sygeplejeråds (DSR) regionale kreds til afholdelse ultimo januar 2020. Det foreslås, at det er formandskabet for Udvalget for afbureaukratisering og modernisering der deltager i mødet med DSR. Derudover foreslås det også, at invitere Regionsrådsformanden og Formanden for Udvalgsmødet for arbejdsmiljø og rekruttering med. På baggrund af resultaterne fra mødet kan det overvejes, og der skal sættes møder op med andre relevante faglige organisationer.

Formålet med sagen er, at udvalget skal forberede dialogen med Dansk Sygeplejeråd. Herunder forslås det, at udvalget drøfter hvad der er vigtigt at få frem i dialogen og hvad de ønsker at få ud af mødet.

Forslag til fokus i dialogen
Det foreslås, at hovedtemaet for dialogen med DSR skal være forslag der reelt kan frigøre ressourcer til kerneopgaven. Herunder kan disse inddeles i to kategorier:

· Drøftelse og identificering af konkrete afbureaukratiseringstiltag vi selv kan gøre noget ved. Dette kan eksempelvis være uhensigtsmæssige arbejdsgange og selvpåført bureaukrati.

· Drøftelse og identificering af konkrete regler, krav og lovgivning, hvor det kræver, at andre skal gøre noget andet.

Efter mødet med DSR – forslag til videre proces

På baggrund af mødet med DSR foreslås det, at udvalget drøfter hvorvidt der skal afholdes dialogmøder med øvrige relevante faglige organisationer. Udvalget kan også drøfte, hvorvidt de ønsker at foretage yderligere interessentinddragelser af eksempelvis andre politiske udvalg, administration, klinikere mv. Det kan også overvejes at invitere klinikere med på et udvalgsmøde i løbet af foråret, med henblik på at høre deres konkrete bud på, hvor de oplever bureaukratiske barrierer.

Regionrådsformanden forventes at deltage i udvalgets behandling af sagen.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at udvalget drøfter programmet for mødet DSR.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering tirsdag den 7. januar 2020, pkt. 4

Udvalget lagde i deres drøftelser vægt på, at møderne med de faglige organisationer skal være handlingsorienterede og der skal være fokus på at identificere forslag der reelt kan føre til frigørelsen af ressourcer til kerneopgaven.

Møderne med de faglige organisationer skal munde ud i konkrete forslag som udvalget og de faglige organisationer i fællesskab kan arbejde videre med.


5. Næste møde

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4225059

Næste møde i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering afholdes i Regionshuset den 10. marts 2020 fra kl. 16.00-19.00.

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering tirsdag den 7. januar 2020, pkt. 5

Næste møde afholdes den 10. marts i Regionshuset.


Tilbage til dagsorden

 

 Søg i dagsordener

 

Sådan søger du

Vælg et eller flere søgekriterier og klik på 'søg'.

Søg dagsordener