Søg
 

Referat

Møde i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering

mandag den 2. september 2019 kl. 16:00

Mødelokale 1


Deltagere:

Egon Bo (I)

Bodil Sø (V)

Susanne Lundvald (A)- afbud

Felex Pedersen (A)- afbud

John Wennerwald (A)

Julie Jacobsen (O)

Claus Bakke (V)- afbud




1. Godkendelse af dagsorden

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 3831026

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering mandag den 2. september 2019, pkt. 1

Dagsordenen blev godkendt.

Susanne Lundvald (A), Felex Pedersen (A) og Claus Bakke (V) deltog ikke i Udvalget for afbureaukratisering og moderniserings behandling af sagen.


2. Styrket samspil mellem politikerne og administrationen i Region Sjælland

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4127857

Resume

I efteråret 2019 igangsættes et forløb i alle udvalg der skal styrke samspillet mellem den politiske ledelse og administrationen i Region Sjælland. Udvalgene skal drøfte samspillet på to udvalgsmøder samt på et temamøde for Regionsrådet i efteråret. Til at facilitere forløbet, har Region Sjælland indgået en aftale med Tænketanken Mandag Morgen.

Sagsfremstilling

Regionsrådet afholdte et seminar den 5. marts 2019, hvor det blev drøftet, hvordan man kan styrke samspillet mellem den politiske ledelse og administrationen i Region Sjælland. På baggrund af seminaret blev det besluttet, at videreføre den dialog, der havde været om samspillet. Derfor bliver der nu igangsat en større indsats i efteråret 2019 med det formål at drøfte, hvordan vi opnår en fælles forståelse af den gode dialog mellem parterne.

Et af målene med processen er, at der udarbejdes et ”kodeks” for det gode samarbejde, som efterfølgende kan foldes ud gennem nogle konkrete handlinger.

Til at facilitere indsatsen har Region Sjælland indgået en aftale med Tænketanken Mandag Morgen. Processen vil i første omgang være forankret i udvalgene i drøftelser på de kommende udvalgsmøder.

Processen for politisk behandling af indsatsen

Indsatsen skal behandles i alle udvalg på to på hinanden følgende udvalgsmøder i efteråret:

· 1. udvalgsdrøftelse af temaet på møderne ultimo august/primo september

· 2. udvalgsdrøftelse af temaet på møderne i oktober

Behandlingen vil få et workshop-format, og det er Mandag Morgens projektchef, Jonatan Porsager, der faciliterer workshoppen.

Temaerne for den første runde udvalgsdrøftelser vil blandt andet være rolle- og ansvarsfordelinger mellem politikere og administration samt sagsfremstillinger.

Foruden behandlingen på udvalgsmøderne, bliver temaet også omdrejningspunktet for et temamøde i Regionsrådet den 4. november 2019. Her vil Mandag Morgens chefredaktør, Lisbeth Knudsen, facilitere dagen. Som et supplement til kodeks for samspillet mellem administrationen og politikerne, vil der på mødet blive identificeret nogle inspirationsveje til, hvordan vi konkret fører kodekset ud i livet.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Sagen forelægges til drøftelse.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering mandag den 2. september 2019, pkt. 2

Samspil mellem politikere og administration i Region Sjælland blev drøftet.

Susanne Lundvald (A), Felex Pedersen (A) og Claus Bakke (V) deltog ikke i Udvalget for afbureaukratisering og moderniserings behandling af sagen.


3. Transportanalyse

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4131039

Resume

I forbindelse med budgetaftalen for 2019 er det aftalt, at der udarbejdes en transportanalyse. Transportanalysen gennemføres på baggrund af stigende udgifter til den siddende patientbefordring, hvor der ifølge prognosen kan forventes en udgiftsstigning på mellem 10-18 mio. kr. i 2020. Udvalget for afbureaukratisering og modernisering har i forbindelse med forberedelse af sagen bedt om forslag til handlemuligheder på området.

Sagsfremstilling

I forbindelse med budgetaftalen for 2019 er det aftalt, at der udarbejdes en transportanalyse.

Direktøren for Præhospital Center, Benny Jørgensen, deltager på udvalgsmødet og redegør for analysen hovedresultater.

Transportanalysen gennemføres på baggrund af en udvikling med øgede udgifter til den siddende patientbefordring. Udgiftsstigningen skyldes i høj grad stigende priser efter at Movia har gennemført udbud af dele af kørslen i 2018. Der forventes yderligere prisstigning i forlængelse af igangværende udbud, hvor nye kontrakter træder i kraft pr. 1. oktober 2019.

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering har i maj 2019 præciseret, at transportanalysen ønskes foretaget for:

1. Siddende patientbefordring, som foretages med Movia Flextrafik, herunder forgæves kørsler

2. Siddende patientbefordring, som foretages med patientbusser

3. Særkørsler med prøver og hjælpemidler mv.

4. Befordringsansøgninger vedrørende refusion af udgifter, som borgere har afholdt i forbindelse med transport til og fra undersøgelse og behandling på sygehus

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering har i forbindelse med forberedelse af sagen bedt om forslag til handlemuligheder på området.

Den liggende befordring med ambulance og sygetransportkøretøj indgår ikke i transportanalysen. Region Sjælland har foretaget udbud vedrørende den liggende befordring af patienter for en otteårig periode. Kontrakterne løber fra februar 2016 til og med januar 2024. Regionen kan opsige kontrakten efter fire år. I de sidste fire år af kontraktperioden reduceres prisen med 30 mio. kr. årligt (2014-niveau). Det er på den baggrund ikke hensigtsmæssigt at ændre ved rammerne for den liggende patientbefordring på nuværende tidspunkt.

Transportanalysen er udarbejdet af Præhospitalt Center i tæt dialog med Movia. Transportanalysen redegør for udviklingen i aktivitet og udgifter på området, samt for de optimeringsprojekter, der allerede er gennemført for at holde udgiftsvæksten nede. De seneste tiltag har i væsentligt omfang afbødet de negative økonomiske konsekvenser af de stigende priser på den siddende patienttransport efter udbud i 2018.

Transportanalysen viser, at tendensen fortsat er stigende udgifter, og at der ikke er potentiale for besparelser. Målet med fremadrettede initiativer er således, at undgå yderligere vækst på området.

Ud over en række administrative tiltag, som kan medvirke til yderligere optimering, og som i et vist omfang kan kompensere for øgning i den gennemsnitlige rejselængde eller mindre øgning i antallet af kørsler, kan det overvejes, at justere i serviceniveauet, samt at der indledes et tættere samarbejde med kommunerne, konkret:

  1. Øget mulighed for omvejskørsel for de korte ture. I den nuværende kontrakt med Movia er det fastlagt, at der altid må være mindst 30 minutters omvejskørsel. Det vil kunne ændres til mindst 45 minutter. Ændringen vil gøre det muligt at foretage en mere effektiv planlægning og gennemførelse af den siddende patientbefordring, og forventes at kunne implementeres uden væsentlige forringelser i den patientoplevede service. Servicekravet svarer til niveauet i Region Hovedstaden.
  2. Etablering af fælles kommunalt og regionalt kørselskontor. Kommuner og region har hver især kørselskontorer, som varetager opgaven med bestillingsmodtagelse, visitation og planlægning af kørslerne. Det kan overvejes, at der indledes en dialog med kommunerne om muligheden for en fælles kommunal og regional opgavevaretagelse.

Den driftsøkonomiske effekt af initiativerne kan ikke anslås på nuværende tidspunkt. Når den driftsøkonomiske effekt af et ændret serviceniveau på kørslerne ikke kan anslås nærmere, så skyldes det, at Movia har ikke et simuleringsværktøj, der kan forudsige, hvordan planlægningen konkret ændres. Effekten af et ændret serviceniveau kan først udledes, når den er implementeret i praksis.

Det kan derfor overvejes, at muligheden for omvejskørsel på de korte ture øges til 45 minutter i en prøveperiode på tre måneder, hvor effekt i forhold til omkostningseffektivitet og den patientoplevede service løbende monitoreres og evalueres med henblik på fornyet endelig politisk vurdering af serviceniveauet.

Økonomi

Ingen driftsøkonomiske konsekvenser.

Indstilling

Administrationen indstiller, at udvalget drøfter de foreslåede handlemuligheder, med henblik på, at udvalgets anbefalinger kan indgå i budgetprocessen for 2020.

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering mandag den 2. september 2019, pkt. 3

Udvalget konstaterer, at der ikke er potentiale for besparelser og kan ikke anbefale, at der arbejdes videre med et forslag om øget omvejskørsel, som vil betyde serviceforringelser for borgerne.

Udvalget noterer sig, at der pt. arbejdes på at digitalisere befordringsgodtgørelse og forberedes et udbud af nyt centralt system til kørselsplanlægning, der på sigt rummer mulighed for effektiviseringer.

Udvalget anbefaler samtidig, at der ses på muligheder for at reducere det samlede kørselsbehov, fx gennem intensiveret udbredelse af “samme dag under samme tag” og omstillingen mod flere nære sundhedstilbud tættere på eller i hjemmet, fx via E-hospitalet.

Udvalget anbefaler, at der i forhold til kommende sager om flytning af funktioner og specialer indgår en økonomisk vurdering af det afledte transportbehov i beslutningsgrundlaget. Udvalget noterer sig, at der løbende er dialog med sygehusene på afdelingsniveau om at nedbringe omfanget af forgæves kørsler.

Udvalget ønsker at få information fra Movia om rammerne for FlexTrafik på et kommende møde.

Susanne Lundvald (A), Felex Pedersen (A) og Claus Bakke (V) deltog ikke i Udvalget for afbureaukratisering og moderniserings behandling af sagen.

Bilag til punkt nr. 3:

Transportanalyse (august 2019).docx


4. Status på kampagnen 'Din idé tæller'

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4127859

Resume

Udvalget besluttede på mødet den 21. maj 2019 at igangsætte en intern kampagne med titlen ’Din idé tæller’.I sagen gives der en status på kampagnen samt forslag til at styrke kampagnens synlighed frem mod deadline.

Sagsfremstilling

Udvalget besluttede på mødet den 21. maj 2019 at igangsætte en intern kampagne med titlen ’Din idé tæller’, hvis formål er, at sætte fokus på udfordringsretten og medarbejderdreven innovation. Din idé tæller-kampagnen blev skudt i gang den 6. juni 2019 i forbindelse med Årets Innovationsdag 2019 i Psykiatrihuset.

I sagen gives der er en status på antallet af ideer der er modtaget, med henblik på, at udvalget skal drøfte, hvilke tiltag der kan øge synligheden af kampagnen frem mod deadline den 15. september 2019.

Status på kampagnen

Til og med uge 33 er der modtaget 11 ideer. Til sammenligning kom der 27 ideer i hele kampagneperiode i 2018. Langt de fleste af ideerne i 2018 blev modtaget i dagene op til deadline. Derfor vurderes det, at der kommer væsentligt flere ideer ind desto tættere vi kommer på den 15. september 2019.

Kampagnen har først og fremmest været synlig med en kampagneside og nyhed på regionens intranet: http://intra.regionsjaelland.dk/dinidetæller Der har i perioden været 189 besøg. Der er sendt information og plakater til sygehuse, Psykiatrien og koncernenheder. Der har været nyheder i Platformen, Åren (nyhedsbrev på SUH) og andre lokale nyhedsbreve. Kampagnen vises også på informationsskærme i hele organisationen.

Oversigten over de modtagne ideer ervedlagt som bilag.

Anbefalinger til at styrke kampagnen

For at sikre en større eksponering og synlighed af kampagnen i fasen frem til deadline, foreslås det, at der kan igangsættes en række initiativer for at støtte op om dette. Eksempler på initiativer kan være flere nyheder på regionens intranet eller i avisen Platformen.

Der kan desuden tænkes i, at der udarbejdes en casehistorie fra sidste års kampagne, på regionens sociale medier. Eksempelvis på medarbejderrettede Facebook og/eller LinkedIn.

Kåringen af vindere af ’Din idé tæller’ skal på udvalgsmødet den 1. oktober 2019.

Præmieuddelingen sker ved et separat arrangement. På grund af budgetprocessen vil præmieuddelingen findes sted ultimo oktober/primo november 2019 på en af finalisternes arbejdsplads.

I relation til præmieuddelingen, bedes udvalget drøfte ideer til præmier til hhv. vinderen og de øvrige finalister. Ved kampagnen i 2018 blev der uddelt gavekort til regionens gaveshop samt blomster til vinderne. De øvrige deltagere fik alle en termokop.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller,

· At udvalget drøfter, hvilke tiltag der kan igangsættes for at styrke kampagnen.

· At udvalget drøfter ideer til præmier til hhv. vinderen og de øvrige finalister.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering mandag den 2. september 2019, pkt. 4

Udvalget drøftede konkrete initiativer til at styrke kampagnen. Udvalget godkendte, at intensivere kampagnens synlighed på bl.a. Facebook, intranettet og i interne nyhedsbreve.

Udvalget besluttede, at fastholde niveauet for præmier til hhv. vinderne, finalisterne og de øvrige ideer svarende til niveauet for kampagnen i 2018.

Susanne Lundvald (A), Felex Pedersen (A) og Claus Bakke (V) deltog ikke i Udvalget for afbureaukratisering og moderniserings behandling af sagen.

Bilag til punkt nr. 4:

Idékatalog, uge 33.


5. Opfølgning og status på udvalgsdrøftelser vedr. afbureaukratisering

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4127864

Resume

På baggrund af Udvalget for afbureaukratisering og moderniserings opfordring, har regionens øvrige udvalg drøftet konkrete forslag til, hvordan de inden for deres virkefelt, kan bidrage til at afbureaukratisere og forenkle regler, rutiner og arbejdsgange mv.

I sagen gives der en status på drøftelserne samt konkrete forslag til, hvordan udvalget kan arbejde videre med afbureaukratiseringsdagsordenen.

Sagsfremstilling

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering blev i forbindelse med udvalgets visionsseminar primo 2019 enige om, at indsatsen for forenkling og afbureaukratisering bl.a. har til formål, at frigøre ressourcer i organisationen. Ressourcer, som kan give mere plads til udførelsen af kerneopgaverne.

På baggrund af visionsseminaret fremlagde udvalgets formandskab tankerne og ønsker for den videre indsats for forenkling, afbureaukratisering og modernisering på Regionsrådets seminar den 4.-5. marts 2019. Regionsrådet blev inviteret til at reflektere med og komme med synspunkter og idéer til, hvordan den videre indsats skulle foregå. Hvert udvalg fik desuden til opgave at gå hjem og se på eget kommissorium og arbejdsplan og starte en drøftelse af, hvor der kan forenkles i regler, rutiner og arbejdsgange mv. inden for udvalgenes virkefelt.

Status på afbureaukratiseringsdrøftelserne i de øvrige udvalg

Temaet blev udvalgsbehandlet i regionens udvalg i foråret 2019. Udvalgene drøftede forslag til afbureaukratisering og modernisering i forhold deres virkefelt. Udvalgene vil ligeledes have fokus på afbureaukratisering i udvalgenes fremadrettede arbejde. Flere udvalg anbefalede desuden, at regionens medarbejdere involveres i forhold til at indhente forslag til afbureaukratisering.

Det vurderes ikke, at udvalgsdrøftelserne har ført til konkrete forslag, som udvalget for afbureaukratisering og modernisering kan arbejde videre med.

Forslag til initiativer der understøtter afbureaukratiseringsdagsordenen

For at sikre, at udvalgets visioner udmøntes i konkrete handlinger, forslås det, at udvalget drøfter nedenstående forslag, med henblik på, at fokusere på et eller flere af initiativerne i udvalgets fremadrettede arbejde:

Øget brug af selvbetjeningsløsninger: Det foreslås, at udvalget drøfter muligheden for øget brug af selvbetjeningsløsninger. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med booking af blodprøver og røntgen.

Robotter og kunstig intelligens: Det foreslås, at udvalget arbejder videre med potentialerne der er forbundet med øget brug af robotteknologi og kunstig intelligens. Det kan eksempelvis være i forbindelse med udvalgte kliniske funktioner. Det foreslås desuden, at udvalget har fokus på temaet i forbindelse med studieturen til Odense den 19. november 2019.

Dialog med faglige organisationer: Det foreslås, at udvalget drøfter muligheden for at gå i dialog med en eller flere faglige organisationer om afbureaukratiseringsdagsordenen. Det foreslås, at dialogen med de faglige organisationer sker med deltagelse af regionsrådsformanden og formanden for Udvalget for arbejdsmiljø og rekruttering.

På baggrund af udvalgets drøftelser, vil administrationen på næste møde, fremlægge et udkast til, hvordan der kan arbejdes videre med de indsatser som udvalget finder relevante samt et forslag til, hvordan opgaverne kan løse.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at udvalget drøfter forslag til initiativer der understøtter afbureaukratiseringsdagsordenen.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering.

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering mandag den 2. september 2019, pkt. 5

Udvalget drøftede initiativer der understøtter afbureaukratisering.

Udvalget ønsker i første omgang at fokusere på selvregistrering og dialog med de faglige organisationer, herunder DSR.
Udvalget lagde i deres drøftelser vægt på, at de ønsker en kortlægning af, hvilke selvbetjeningsteknologier og løsninger der allerede anvendes i Region Sjælland og hvilke potentialer området besidder, med henblik på at igangsætte konkrete initiativer.

Susanne Lundvald (A), Felex Pedersen (A) og Claus Bakke (V) deltog ikke i Udvalget for afbureaukratisering og moderniserings behandling af sagen.


6. Udkast til program for udvalgets studietur

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 4127853

Resume

Udvalget ønsker at afholde en endags studietur til Odense. Studieturen er fastlagt til at være den 19. november 2019. I sagen fremlægges et forslag til formål, overordnet indhold og program for studieturen.

Sagsfremstilling

Udvalget besluttede på udvalgsmødet den 12. marts 2019 at tage på en endags studietur til Odense. Studieturen er efterfølgende fastlagt til at være den 19. november 2019.

På udvalgsmødet den 12. marts 2019 besluttede udvalget, at tage til området omkring Odense, der har en stor koncentration af organisationer og virksomheder der arbejder med robotteknologi, automatisering og digitalisering.

For studieture for udvalg gælder, at der er afsat et fast beløb på op til 12.000 kr. pr. medlem pr. fireårige funktionsperiode. Beløbet skal bl.a. dække over transport, hotelophold, forplejning, time-dagpenge mv.

På baggrund af beslutningen fremlægges forslag til formål, overordnet indhold og program for studieturen.

Formål og forslag til program

Udvalget har i sit virke fokus på initiativer som tilskynder forenkling samt bedre og smartere logistik i sundhedsvæsenet. Udvalget har også fokus på selvbetjenings- og andre digitale løsninger, som mindsker bureaukrati og letter hverdagen og aflaster regionens borgere og ansatte.

Formålet med studieturen er derfor, at udvalget kan hente inspiration og inddrage andres erfaringer med at arbejde med sundhedsinnovation.

Dette kan eksempelvis være relevant i forbindelse med byggeriet af Sjællands Universitetshospital i Køge. Af samme grund foreslås det, at der inviteres 2-3 medarbejdere med fra Region Sjælland, der kan have gavn af at deltage og overvære de samme præsentationer som udvalget får.

Det skal bemærkes, at Region Syddanmark og Odense Kommune er værter for den internationale sundhedsinnovationskonference WHINN (Week of Health and INNovation) den 19.-21. november. Konferencen bliver afholdt på Welfare Tech i Odense, hvorfor udvalget ved deres besøg vil opleve, at der er en række andre aktiviteter i huset.

Forslag til overordnet program for studieturen

Formiddag

Afgang, Regionshuset

Afgang ca. 7.30

Welfare Tech

- Rundvisning og besøg ved Welfare Tech

- Dialog med direktøren for Welfare Tech, Christian Graversen

- OPI projekt vedr. psykiatri sengepladser

- Syddansk Sundhedsinnovation

Frokost

Eftermiddag

Odense Universitetshospital

- Velkomst ved Odense Universitetshospital direktør

- Oplæg vedr. Flowstyring via Cetrea-skærme, elektronisk medicinskab, sporing af udstyr – evt. anden automatisering på det akutte område

- Digital opgavestyring (RoOS), softwarerobot til standard-notater (Manatee) og digital bestillingsproces hos eksterne

- Demonstration af UV-Sterilizer robot

Udvalgsmøde

Afholdes i lokale på OUH

Aften

Middag

Middag på restaurant i Odense

Hjemkomst, Regionshuset

Hjemkomst ca. 21.30


Økonomi

Der budgetteres på det foreliggende grundlag med en udgift pr. deltager på ca. 2.000 kr. pr. udvalgsmedlem fordelt på forplejning og transport.

Indstilling

Administrationen indstiller, at

· Ramme og program for studietur fastlægges på det beskrevne grundlag.

· At der inviteres 2-3 relevante medarbejdere fra Region Sjælland med på studieturen.

Sagen afgøres af Udvalget for afbureaukratisering og modernisering

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering mandag den 2. september 2019, pkt. 6

Udvalget fastlagde rammen og programmet for studieturen.

Udvalget anbefaler, at invitere relevante administrative medarbejdere fra Region Sjælland med på studieturen.

Susanne Lundvald (A), Felex Pedersen (A) og Claus Bakke (V) deltog ikke i Udvalget for afbureaukratisering og moderniserings behandling af sagen.


7. Næste møde

Åbent

Udvalget for afbureaukratisering og modernisering Brevid: 3831029


Næste møde afholdes den 1. oktober 2019.

Behandling i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering mandag den 2. september 2019, pkt. 7

Udvalget godkendte, at afholde udvalgsmødet den 1. oktober 2019. Udvalgsmødet afholdes på SUH fra kl. 16.00-19.00.

Susanne Lundvald (A), Felex Pedersen (A) og Claus Bakke (V) deltog ikke i Udvalget for afbureaukratisering og moderniserings behandling af sagen.


Tilbage til dagsorden

 

 Søg i dagsordener

 

Sådan søger du

Vælg et eller flere søgekriterier og klik på 'søg'.

Søg dagsordener