Søg
 

Referat

Møde i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen

mandag den 14. januar 2019 kl. 08:00

Mødelokale 1


Deltagere:

Tina Boel

Freddy Blak

Charlotte Petersson

Trine Birk Andersen

Lars Folmann

Anders Koefoed

Anja Raun

Tonny Nielsen

Nikolaj Bolsing Bak

Birgit Lind Pedersen

Søren Rask Bredkjær

Trine Hedegaard Holgersen

Claus Bakke




1. Godkendelse af dagsorden

Åbent

Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen Brevid: 3830532

Behandling i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen mandag den 14. januar 2019, pkt. 1

Dagsordenen blev godkendt.


2. Medarbejder-repræsentanternes Top 3 over hvad der optager dem i klinikken

Åbent

Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen Brevid: 3750061

Resume

Som udgangspunkt for en drøftelse på mødet præsenterer den politiske styregruppes medarbejderrepræsentanter de emner, de finder det væsentligst at få adresseret i deres daglige arbejde med Sundhedsplatformen netop nu. Punktet blev besluttet udsat på mødet den 12. november 2018.

Sagsfremstilling

Som en del af den politiske konstitueringsaftale har det midlertidige udvalg ”den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen” fast tilknytning af faglige kompetencer fra klinikere, som deltager i udvalgets arbejde. Udvalget lægger vægt på en arbejdsform, hvor der er åbenhed om styregruppens arbejde og at man har en tillidsfuld og konstruktiv dialog. Arbejdsformen skal bidrage til, at styregruppen får kvalificerede oplæg som baggrund for deres drøftelser og rådgivning af Forretningsudvalg og Regionsrådet.

Bidraget fra medarbejderrepræsentanterne kan være såvel udfordringer som succeshistorier for noget der er lykkes/forbedret mv.

På udvalgets møde den 10. september 2018 gav medarbejderrepræsentanterne deres supplerende emner til oversigten fra mødet den 14. maj. Det blev besluttet, at opfølgningsnotatet udarbejdet efter mødet i maj skulle opdateres og suppleres med henblik på, at udviklingen i forhold til at løse udfordringerne løbende følges.

Drøftelsen på dette møde tager – ligesom mødet i oktober - således udgangspunkt i det opdaterede notatet– vedlagt som bilag - med fokus på medarbejderrepræsentanterne oplevelse af status samt eventuelt supplerende emner.

Det planlægges, at notatet opdateres til det kommende møde i udvalget.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Sagen forelægges til drøftelse.

Sagen afgøres af Den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen.

Behandling i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen mandag den 14. januar 2019, pkt. 2

Medarbejderrepræsentanterne gav status på hvad der for dem er de væsentligste områder til forbedring. Bl.a. nævnes fortsat bekymringerne i forhold til medicinering og den manglende overskuelighed og intuition i anvendelsen. I forhold til den kommende opgradering finder en del medarbejdere ikke at uddannelsen er god og specifik nok, ligesom muligheden for mere realistiske test miljøer efterspørges.

Medarbejderrepræsentanterne anerkender, at der er taget en række initiativer til smidiggørelse og at der løbende sker forbedringer. Det besluttes, at statusnotatet opdateres til næste møde, ligesom der vil blive udarbejdet kommunikationsmateriale til den politiske styregruppe i forbindelse med opgraderingen.

Bilag til punkt nr. 2:

Opfølgning på dagsordenspunkt om Medarbejderrepræsentanternes ”Top 3”_september 2018


3. Status for Region Sjællands LPR3/SP18 implementeringsprogram

Åbent

Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen Brevid: 3869710

Resume

I forlængelse af tidligere orienteringer er udarbejdet en status på forberedelsen til Go Live for opgraderingen til SP18 og overgang til LPR3 den 2. februar 2019. Sagsfremstillingen suppleres af en mundtlig præsentation på mødet.

Sagsfremstilling

Baggrund og overordnet status

Implementering af LPR3 er en national forpligtigelse, hvor de fem regioner ifølge Økonomiaftalen for 2018 med regeringen skal indberette til den nye centrale LPR3 instans.

For Region Sjælland og Region Hovedstaden indebærer det primært udvikling af LPR3 ift. Sundhedsplatformen, herunder tilhørende systemer, der er integreret til Sundhedsplatformen i de to regioner. Det er en forudsætning for implementeringen af LPR3, at der også sker en opgradering til SP2018, hvorfor Go-live er planlagt til at ske samtidig den 2. februar 2019.

Programmet LPR3/SP2018 er forankret i Region Hovedstaden, SP enheden under CIMT. Region Hovedstaden varetager – i samarbejde med Region Sjælland - udviklingen for begge regioner. Region Sjælland har både lokale og centrale aktiviteter særligt vedr. uddannelse og parathed, men også tekniske forberedelser. Det er samtidig nødvendigt, at der i Region Sjælland koordineres mellem virksomhedsområderne (sygehuse, hospital og psykiatri), så den samlede indsats er tilpasset lokale forhold og behov. Dette danner samlet baggrund for Region Sjællands LPR3/SP18 implementeringsprogram.

Status for Region Sjællands LPR3/SP18 implementeringsprogram er med udgangen af december 2018 overordnet i gul, da der særligt for områderne Teknik og Registrering er udfordringer.

Status for centraler områder

Nedenfor gives status på en række centrale områder under Region Sjællands LPR3/SP18 implementeringsprogram:

· Parathed

· Kommunikation

· Uddannelse

· Registrering

· Teknik

· Plan for det akutte indtag ved Go-live LPR3/SP2018.

Parathed - Projektet er i grøn.

Den anden af i alt tre parathedsmåling i Region Sjælland er gennemført 17.12.2018. Her måles både sygehuse, hospitaler og psykiatri og SP18 program på en række områder. Rapporter fra anden parathedsmåling viser altovervejende blå og grønne statusopdateringer, kun få gule og enkelte røde tjek punkter.

· Blå tjek betyder; er udført og klar til at go-live,

· grøn tjek betyder; følger planen, men er ikke udført,

· gult tjek betyder; følger ikke planen, men der er en klar ny plan,

· rødt tjek betyder; afviger markant fra planen og risikerer ikke at være klar til go-live.

De gule og røde tjek der er konstateret ved andet parathedstjek omhandler tekniske udfordringer og manglende oprydning i SP kontakter i LPR2 frem mod den automatiske konvertering medio januar 2019. Begge gives der uddybende status på nedenfor under hhv. Registrering- og Teknik projektet.

Som en del af parathedskonceptet er der afholdt 3 informationsmøder for ledere på alle virksomhedsområder i Region Sjælland. Tilstede på møderne er virksomhedsområdets afdelingsledere. På samme måde som parathedsmøderne er indhold for præsentationen for lederne tilpasset, hvor i implementeringsfasen man er. Formålet med møderne er at præsentere lederne for forestående opgaver, samt sikre at lederne er velinformeret på en række centrale områder. Det har ligeledes været formålet at afdelingsledere mødes med program og projektledere.

Til alle præsentationer er der tilhørende talenoter. Dette giver lederne mulighed for at anvende materialet i egen afdeling.

Tilbagemeldinger fra møderne har været altovervejende positive. Lederne føler sig velinformeret og tager godt i mod muligheden for at anvende materialet lokalt, samt tale direkte med program- og projektledere.

Under parathed hører også forberedelse til konvertering. Under Go-live skal der foretages manuel konvertering af data fra nuværende LPR2/SP15 til LPR3/SP18. Forberedelserne til dette arbejde er igangsat både centralt og lokalt på alle sygehuse, hospitaler og psykiatri. Aktiviteter styres centralt og koordineres lokalt. Der er udpeget tovholdere (klinisk tovholder og sekretærtovholder) fra alle afdelinger, som skal understøtte denne lokale koordinering. Der skal primo 2019 afholdes informationsmøder for tovholdere ift. manuelle konverteringer og inddateringen af nedetidsdokumentation. Der er sendt invitationer til deltagere i generalprøve (Dry run) på den manuelle konvertering. Denne generalprøve afholdes den 11. januar 2019 i Region Sjælland.

Kommunikation – projektet er i grøn

Der udsendes løbende kommunikationspakker målrettet sygehuse, hospitaler og psykiatri. Dertil afholdes løbende møder med de lokale implementeringskoordinatorer (IK), hvor der informeres og drøftes forestående opgaver, samt sikres at ledere er velinformerede på en række centrale områder. Intranettet holdes ligeledes opdateret som informationskilde.

Uddannelse – Projektet er i grøn

Uddannelse i SP18/LPR3 tager udgangspunkt i sygehuse, hospitaler og psykiatris ønsker om mindre tilstedeværelsesundervisning og mere sidemandsoplæring/lokal uddannelse.

Uddannelsen er opdelt i 3 faser:

· Uddannelsesforløb del 1 afvikles centralt i Ringsted af certificerede undervisere. Her er der fokus på at introducere til Sundhedsplatformen. Først på det generelle overblik og systemforståelse, dernæst introduceres de grundlæggende dokumentationsredskaber

· Uddannelsesforløb del 2, afvikles lokalt, her sikres den kliniknære- og specialespecifikke oplæring ved oplæring fra superbrugere. Superbrugernes opgave med oplæring af kollegaer tager afsæt i de lokale arbejdsgange

· Uddannelsesforløb del 3 indeholder egen læring i form af E-læring, øvelser i træningsmiljø og slutteligt certificeringstest.

Status medio/ultimo december 2018:

· Der er gennemført uddannelse af alle Certificerede undervisere (uge 48-49)

· Der er gennemført uddannelse af alle Superbrugere (uge 50-51)

· Uddannelsesmaterialer til lokal kliniknær uddannelse er lagt på Region Sjællands intranet

· Træningsmiljøet til SP2018 er skudt ud til alle brugere.

Registrering – projektet er i gul

Projektet Registrering har til formål at sikre understøttelse af oprydningsopgaven i LPR2 frem mod go-live den 2. februar 2019.

I forbindelse med oprydningen er deadline for nedbringelse til 3 dages drift pr 12. december 2018 ikke nået. Det er primært SUH som fortsat har en oprydningsopgave. Der er nedsat en taskforce som sammen med SUH skal sikre den nødvendige fremgang. Der er specifikt for SUH ligeledes planlagt en ekstra temadag for udredning og oprydning.

Der afholdes for alle virksomhedsområder workshops med fokus på oprydning af radiologikontakter. Der afholdes møder hver 14. dag med SP/CIMT ift. overblik over tekniske udfordringer og status for indberetning til LPR.

Primo 2019 skal projektet sikres tilføjelse af resurser fra alle virksomhedsområder. Der er behov for specialistviden inden for sekretærområdet, som kan indgå i det team, der skal sikre at tekniske fejl findes, analyseres og ved løsning, at viden går til brugerne.

Frem mod Go-live skal der ligeledes fastlægges aktiviteter før, under og efter Go-live med fokus på viden og support omkring oprydning efter Go-live. Der skal primo 2019 planlægges informationsmøder på alle virksomhedsområder ift. oprydningsprocessen samt status.

Teknik – projektet er i gul

ADT performance:

Denne aktivitet er i rød. ADT (admission discharge transfer) performance er kort fortalt tekniske beskeder, der kommer til og fra Sundhedsplatformen. ADT beskederne er allerede i dag belastet, og EPIC har i forbindelse med implementering af SP18 estimeret et øget load på ADT beskeder på 30%. Der er nedsat en Taskforce med deltagere fra både Region Sjælland og Region Hovedstaden. Taskforcen har både analyserende og optimerende aktiviteter og aktiviteter der skal sikre nødvendige hardvare merindkøb. Aktiviteter følges tæt og EPIC involveres også yderligere i arbejdet. Der er ikke nogen af de nuværende igangsatte tiltag, der med udgangen af december 2018, vurderes at kunne sikre den øgede performance der er behov for.

Radiologi:

Denne aktivitet er i grøn. Projektets leverancer arbejder med at sikre den fulde integration til de billeddiagnostiske systemer. Der er også i dette delprojekt nedsat en taskforce som skal sikre den nødvendige fremgang. Arbejdet med enkelte integrationer til 3. partssystemer er udfordret, men følger planen.

Plan for det akutte indtag ved Go-live LPR3/SP2018 – leverancen er i grøn

Som led i forberedelserne til opgraderingen SP2018, LPR3 har Præhospitalt Center i samarbejde med relevante parter udarbejdet plan for det akutte indtag og dermed plan for beredskabet under Go-live.

Økonomi

Region Sjællands LPR3/SP18 implementeringsprogram følger det aftalte budget.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Sagen forelægges til orientering.

Sagen afgøres af Den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen.

Behandling i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen mandag den 14. januar 2019, pkt. 3

Status for Region Sjællands LPR3/SP18 implementeringsprogram blev forelagt til orientering.


4. Indsats for individuel brugertilpasning, videndeling, kommunikation mv. til klinikerne i Sundhedsplatformen

Åbent

Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen Brevid: 3869905

Resume

Det blev i efteråret 2018 besluttet politisk, at iværksætte programmet ”Indsats for individuel brugertilpasning, videndeling, kommunikation mv. til klinikerne i Sundhedsplatformen” med fire centrale indsatsområder. Programmet blev berammet til at løbe frem til årsskiftet 2018/2019. Arbejdet med de fire indsatsområder har givet gode resultater, men ikke alle planlagte aktiviteter indsatsområder er fuldt gennemført ved udgangen af 2018.

Sagsfremstilling

Den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen besluttede den 10. september 2018 at igangsætte programmet ”Indsats for individuel brugertilpasning, videndeling, kommunikation mv. til klinikerne i Sundhedsplatformen”. Programmet består af følgende fire indsatsområder:

1. Etablering af SP specialistteam.

2. SP data som styringsværktøj for ledere.

3. Bedre understøttelse af videndeling mellem faggrupper.

4. Bedre mulighed for at følge egne indmeldte ændringsønsker og problemrapporteringer i det nuværende sags- og fejlindmeldingssystem (HPSM).

Derudover er to afledte projekter blevet defineret efter ønske fra klinikerne:

- Pilotimplementering af Canto – adgang til SP for læger ved brug af tablet.

- Analyse af kort log-on – mulighed for at anvende et adgangskort som hurtigere vej til log-on på SP.

I vedlagte oversigt gives status for hver af de fire centrale indsatser samt de to afledte projekter. Som en del af status angives det:

- Om alle aktiviteter iht. kommissorium fra direktionen er afsluttet i 2018, eller om der er behov for at overføre aktiviteter til 2019.

- Om arbejdet har givet anledning til at definere nye aktiviteter, som med fordel kan gennemføres i 2019.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Sagen forelægges til orientering.

Sagen afgøres af Den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen.

Behandling i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen mandag den 14. januar 2019, pkt. 4

Status på indsats for individuel brugertilpasning, videndeling, kommunikation mv. til klinikerne i Sundhedsplatformen blev forelagt til orientering. Det bemærkes bl.a., at spredningen af de gode erfaringer fra indsatserne bør prioriteres og estimeres økonomisk. Sagen vil blive fulgt nøje af den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen.

Bilag til punkt nr. 4:

Bilag_status på indsats for individuel brugertilpasning videndeling mv


5. Udvikling i Region Sjællands aktivitet, registreringskvalitet og patientrettigheder efter Go-Live

Åbent

Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen Brevid: 3869606

Resume

Forretningsudvalget behandlede på deres møde den 26. november 2018 sag om ’Udvikling i Region Sjællands aktivitet, registreringskvalitet og patientrettigheder efter Go-Live’. Samme sag forelægges hermed også Den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen til orientering.

Sagsfremstilling

Med budgetaftalen for 2019 vil det fremadrettet være Forretningsudvalget, der behandler de kvartalsvise aktivitetsopgørelser, mens den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen modtager opgørelserne til orientering.

Forretningsudvalget behandlede på deres møde den 26. november 2018 sag om ’Udvikling i Region Sjællands aktivitet, registreringskvalitet og patientrettigheder efter Go-Live’. Sagen indeholder data til og med 3. kvartal 2018.

Udviklingen er beskrevet i vedlagte sagsfremstilling, notat og præsentation. Sagen er identisk med den blev forelagt Forretningsudvalget den 26. november 2018. Det fremgår af sagen også hvad der blev protokolleret i forbindelse med Forretningsudvalgets behandling.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Sagen forelægges til orientering.

Sagen afgøres af Den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen.

Behandling i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen mandag den 14. januar 2019, pkt. 5

Sag fra Forretningsudvalgsmødet den 26. november 2018 om udvikling i Region Sjællands aktivitet, registreringskvalitet og patientrettigheder efter Go-Live, blev forelagt til orientering.

Bilag til punkt nr. 5:

Bilag_sagsfremstilling om udvikling i Region Sjællands aktivitet, registreringskvalitet og patientrettigheder efter Go-Live

Bilag_notat om udvikling i Region Sjællands aktivitet, registreringskvalitet og patientrettigheder efter Go-Live

Bilag_PP med Udvikling i Region Sjællands aktivitet, registreringskvalitet og patientrettigheder efter Go-Live


6. Arbejdsplan 2019

Åbent

Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen Brevid: 3870008

Resume

Der lægges op til drøftelse af udvalgets arbejdsplan for 2019 med udgangspunkt i udvalgets kommissorium, indsatsen i 2018 og initiativer i Budgetaftalen for 2019.

Sagsfremstilling

Af Kommissoriet for den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen, fremgår det at udvalget har til opgave at:

- Følge udviklingen i sygehusenes produktion (ambulante og elektive patientforløb) som opfølgning på den planlagte, midlertidige nedgang i produktionen i forbindelse med go-live. Udvalget vil herunder have fokus på overholdelse af patientrettigheder.

- Følge initiativer, herunder udviklingen af funktionaliteter, der skal optimere brugen af Sundhedsplatformen på sygehusene og sikre korrekt brug af Sundhedsplatformen.

- Følge systemmæssige opdateringer og tilpasninger til nyt Landspatientregister i 2018.

- Følge op på uddannelsesinitiativer.

- Rådgive Regionsrådet om udmøntning af de reserverede midler til at understøtte brugen af Sundhedsplatformen.

- Sikre politisk koordinering i samarbejdet med Region Hovedstaden om Sundhedsplatformen.

- Fokusere på de udviklingsmuligheder, som Sundhedsplatformen giver, såvel i forhold til inddragelse af patienter som brug af data til udvikling af ny viden.

Opgaverne har i større eller mindre grad indgået i udvalgets arbejde i 2018 og det vil fortsætte i 2019. Udover kommissoriet udgør Regionsrådets strategi og budgetaftalen grundlaget for udvalgets arbejde.

Udover de opgaver der allerede er nævnt ovenfor kan mulige temaer for udvalgets arbejde i 2019 bl.a. være:

- Indsats for individuel brugertilpasning, videndeling, kommunikation mv. til klinikerne i Sundhedsplatformen (budgetaftale 2019)

- Involvering i den fortsatte udvikling af MinSP, brug af talegenkendelse mv.

- Region Sjællands kommende Brugerundersøgelse om SP

- Fastlæggelse af studietur.

På baggrund af udvalgets drøftelse udarbejder administrationen en dynamisk arbejdsplan med temaer, der kan danne udgangspunkt for fastsættelse af de specifikke dagsordner til udvalgets møder og aktiviteter i 2019.

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at udvalget drøfter arbejdsplan for 2019.

Sagen afgøres af Den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen.

Behandling i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen mandag den 14. januar 2019, pkt. 6

Administrationen udarbejder på baggrund af inputtet en dynamisk arbejdsplan for 2019 og kommer med forslag til formål, tid og sted for evt. studietur.


7. Aktuelle sager

Åbent

Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen Brevid: 3830533

Behandling i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen mandag den 14. januar 2019, pkt. 7

Administrationen orienterede om det af Region Hovedstaden nedsatte Ekspert Panel, hvis anbefalinger ligger i tråd med de indsatser der er beskrevet under dagsordenspunkt 4.


8. Næste møde

Åbent

Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen Brevid: 3830534

Udvalgets næste møde finder sted mandag den 11. marts 2019 kl. 8.00 - 10.00 i Regionshuset, Sorø.

Behandling i Politisk styregruppe for Sundhedsplatformen mandag den 14. januar 2019, pkt. 8

Udvalgets næste møde finder sted mandag den 11. marts 2019 kl. 8.00-10.00 i Regionshuset, Sorø.


Tilbage til dagsorden

 

 Søg i dagsordener

 

Sådan søger du

Vælg et eller flere søgekriterier og klik på 'søg'.

Søg dagsordener