Søg
 
Møde i

13. Anlægsbevilling til ApoVision (RSI P18)

Åbent

Forretningsudvalget 2018-2021 Brevid: 4101808

Resume

ApoVision projektet er et fællesregionalt projekt, der skal opgradere sygehusapotekernes logistiksystem. Projektet, der er ledet af Region Nordjylland, er væsentligt forsinket, og der har været udfordringer med kvaliteten af leverancerne. Det betyder, at idriftsættelsen af løsningen i Region Sjælland forsinkes tilsvarende. Der ansøges derfor om en yderligere anlægsbevilling på 3.112.000,00 kr.

Sagsfremstilling

ApoVision projektet er et fællesregionalt projekt, der skal opgradere sygehusapotekernes logistiksystem. Projektet, der er ledet af Region Nordjylland, er væsentligt forsinket, og der har været udfordringer med kvaliteten af leverancerne.

Det nuværende ApoVision, som er eller har været i drift på sygehusapotekerne i alle fem regioner, er forældet, og det er derfor bydende nødvendigt at opgradere det, så sygehusapotekerne fremover stadig har et it-system til at håndtere indkøb, lagerhold og salg af lægemidler, til at levere medicin-stamdata til regionernes epj-systemer og til at samle data om salg af medicin til sygehusene og dermed give basis for at følge op på forbruget af medicin, især den dyre medicin. ApoVision indeholder kernefunktionalitet, hvortil de enkelte sygehusapoteker har konfigureret en række lokale tilpasninger. ApoVision-kernen er baseret på Navision Standard, der siden 2009 har været under udfasning.

Der blev i september 2015 etableret et fællesregionalt projekt, styret af Region Nordjylland, der sørger for udvikling og kvalitetssikring af ny fælles kernefunktionalitet til alle fem regioner. ApoVision RSI P18 (ApoVision Regionernes Sundheds-it pejlemærke 18) er det lokale Region Sjælland projekt, som skal sikre, at der udvikles og kvalitetssikres lokale tilpasninger (blandt andet integrationer til omkringliggende systemer) til den fælles kerne, og at disse tilpasninger implementeres.

Problemstillingen

Fællesprojektet er væsentligt forsinket. Der har været store udfordringer med at komme i mål med den kvalitet, der er nødvendig i et system, der håndterer lægemidler, idet der er en lang række krav, som skal overholdes. Herunder et krav om en metodik for kvalitetssikring, som er gældende for lægemiddelområdet, og som ikke er almindelig kendt blandt it-leverandører.

Leverandøren har ikke selv det kvalitetssikringssystem, som er nødvendigt, og derfor har fællesprojektet en særlig rolle i også at løse denne opgave.

For Region Sjællands vedkommende betyder det, at den planlagte go-live dato, 4. februar 2019, nu er udsat til 28. oktober 2019. Dette svarer til 8,5 måneds forsinkelse, hvoraf en del kan henføres til nødvendig sommerferie og til slutbrugerundervisning, som nødvendigvis må foregå uden for ferieperioden.

Alle øvrige regioner har hidtil også haft store forsinkelser i projektet og har været nødsaget til at udsætte deres respektive go-live datoer. På nuværende tidspunkt er Region Nordjylland, Syddanmark og Hovedstaden i produktion og Region Midtjylland har udsat til efter sommerferien.

Konsekvensen er, at der er en hel del ekstra omkostninger til leverandøren, da udviklingen af løsningen har vist sig mere omfattende og med flere fejl end antaget. Budgettet for projektet har været usikkert, da den fællesregionale kontrakt ikke er en fastpriskontrakt, men alene en kontrakt på timepris.

Det lokale projekt i Region Sjælland har nu endelig modtaget løsningen (den fælles kerne + lokale tilpasninger) til test fra fællesprojektet. I perioden frem til go-live vil der være megen aktivitet hos leverandøren for at analysere de fundne fejl og udvikle tilretninger på løsningen. Omfang og tidsforbrug på dette kan kun anslås. De regioner, der nu er gået i drift med den nye løsning, har også haft en hel del forskelligartede udfordringer. Estimatet på omkostninger til leverandør er udarbejdet ud fra erfaringer fra de andre regioner, men er alt andet lige behæftet med en del usikkerhed.

Da projektet trækker ud, er der samtidig behov for, at ressourcer til projektledelse skal forlænges tilsvarende.

Da løsningen håndterer lægemidler, er kvalitetssikringsdelen meget omfattende. Årsagen hertil er, at Sygehusapoteket er forpligtet til at efterleve en fælles EU-kvalitetsmodel GAMP5 ved udvikling og validering af it-systemer. Behovet for ressourcer til kvalitetssikring stiger også i takt med flere fejl, re-test og ikke mindst dokumentation.

Derudover er det nødvendigt at indkøbe ekstra licenser, da der er behov for at fortsætte med det nuværende system i en overgangsfase af hensyn til sikker fremstilling af medicin til kemoterapi, idet denne del af det nuværende ApoVision ikke opgraderes, men efterfølgende erstattes af et andet system. Det er ikke muligt at bruge samme licens til to parallelle systemer (det gamle og det nye) og ej heller muligt at købe en ældre licens til det gamle system, idet disse licenser er udgået af salg. Det er derfor nødvendigt at anskaffe en ny licens i forbindelse med opgraderingen.

Ved en beslutning om ikke at tilføre en ekstrabevilling af anlægsmidler til projektet, vil det have den konsekvens, at projektet er nødsaget til at lukke, og at implementeringen af ApoVision stoppes. Sygehusapoteket vil dermed ikke have et it-system til støtte af sin kerneopgave, og vil dermed ikke kunne fortsætte sin drift. Til sammenligning kan Region Sjælland heller ikke klare sig uden fx et økonomisystem eller et elektronisk journalsystem.

Sundhedsplatformen

ApoVision har en integration til Sundhedsplatformen (medicin stamdata). ApoVision spiller derfor en væsentlig rolle som grundlag for alle ordinationer af medicin på sygehusene. Derudover har projektet ingen relation til Sundhedsplatformen.

Projektet er planlagt til at gå i drift med løsningen den 28. oktober 2019 og forventes afsluttet den 31. december 2019.

Økonomi

Anlæg

Der er estimeret følgende anlægsudgifter i forbindelse med færdiggørelse af projektet:

Anskaffelsesomkostninger

2. halvår 2019

Udvikling og idriftsættelse af løsning – NetCompany

1.900.000 kr.

Kvalitetssikring i henhold til GxP/GAMP5 – Sygehusapotek

600.000 kr.

Projektledelse Koncern IT

612.000 kr.

Anskaffelsesomkostninger i alt

3.112.000 kr.

Den oprindelige anlægsbevilling til projektet er på 6.638.000 kr. Med ovenstående budgetudvidelse på 3.112.000 kr., vil det samlede anlægsbudget være på 9.750.000 kr. Rådighedsbeløbet i 2019 udgør før denne sag 2.336.000 kr.

Med de overførsler af anlægsbudgettet fra 2019 til 2020, der i øvrigt er identificeret, er det Koncern IT’s vurdering, at budgetudvidelsen kan afholdes indenfor regionens anlægsramme i 2019.

Drift

De øgede udgifter til licenser udgør 1.536.000 kr. og foreslås finansieret af driftsbudgettet til afledt drift af it i 2019.

Der er taget højde for ressourcepåvirkningen i Koncern IT og forlængelsen af projektets indflydelse på den samlede projektportefølje.

Indstilling

Administrationen indstiller, at

1. Der gives en tillægsbevilling på 3.112.000 kr. til ApoVision, den samlede anlægsbevilling udgør således 9.750.000 kr.

2. Der afsættes og frigives yderligere rådighedsbeløb på 3.112.000 kr. i 2019. Det samlede rådighedsbeløb udgør således 5.448.000 kr. i 2019.

3. De øgede licensudgifter på 1.536.000 kr. finansieres af budgettet til afledt drift af it.

Sagen afgøres af Regionsrådet.

Beslutning i Forretningsudvalget 2018-2021 mandag den 12. august 2019, pkt. 13

Anbefales.

Per Nørhave (O) deltog ikke i Forretningsudvalget 2018-2021s behandling af sagen.


Tilbage til dagsorden

 

 Søg i dagsordener

 

Sådan søger du

Vælg et eller flere søgekriterier og klik på 'søg'.

Søg dagsordener