Søg
 
Møde i

9. Afrapportering fra Intern Kontrolenhed juni 2019

Åbent

Forretningsudvalget 2018-2021 Brevid: 4037541

Resume

Intern Kontrolenhed har udarbejdet afrapportering for 1. halvår 2019. I afrapporteringen redegøres for enhedens aktiviteter, som er foretaget siden sidste afrapportering i december 2018, herunder bl.a. opfølgning på enhedernes ledelsestilsyn, temakontroller og regionens fælles retningslinjer.

Sagsfremstilling

Intern Kontrolenheden har udarbejdet afrapportering til Forretningsudvalget, som forelægges til efterretning.

Intern Kontrolenheden har udarbejdet en rapport omhandlende aktiviteter fra december 2018 til maj 2019. Intern Kontrolenheden har i perioden bl.a. foretaget følgende aktiviteter:

· Gennemgang af koncernenheders afrapportering af udført ledelsestilsyn vedrørende 4. kvartal 2018 og 1. kvartal 2019, for alle 33 enheder

· Kontrolbesøg og opfølgning på ledelsestilsyn for 21 enheder

· Opfølgning på retningslinjer og temakontroller, herunder:

o Styring og kommunikation af økonomisk-administrative retningslinjer

o Varelagre på sygehuse og Psykiatrien

o Kendskab og anvendelse af regionens rejseregler

· Afholdelse af netværksmøde

· Undervisning og rådgivning

· Kortlægning af regionens kontrolmiljø og ajourføring af procedurebeskrivelse for ledelsestilsyn

· Kontrolindsats vedrørende sociale klausuler

Enheders afrapportering af ledelsestilsyn i 4. kvartal 2018 og 1. kvartal 2019

Intern Kontrolenheden har modtaget afrapportering af udført ledelsestilsyn fra alle 33 koncernenheder og sociale tilbud. Afrapporteringer er gennemgået i hhv. februar og maj 2019, hvor alle enheder har modtaget et notat med tilbagemelding og eventuelle opfølgningspunkter.

Enhederne har udført minimum 90% af planlagte kontroller og med delvist udført kontroller 95% af planlagte kontroller i de to kvartaler.

Risikoområder

4. kvartal 2018

1. kvartal 2019

Antal

Procent

Antal

Procent

Udførte kontroller

379

92%

334

90%

Delvist udført

13

3%

17

5%

Ikke udført

20

5%

19

5%

Planlagte kontroller

412

100%

370

100%

Ej planlagt i perioden

75

99

Samlet antal kontroller

487

469

Der har dog været gjort 9 fund af mere væsentlig karakter i seks enheder på forskellige risikoområder bl.a. budgetopfølgning, løn til speciallægekonsulen-ter, køb af vikarydelser, tilstedeværelse af anlægsaktiver, registreringer på projektkonti, brug af betalingskort og rejser.

Samlet set har afrapporteringerne fra enhederne vist et forventet resultat i forhold til karakter og omfang af fund. Antallet af fund på gennemførte kontroller ligger på 33 % i de to kvartaler. Alle enheder har gjort fund, der må vurderes som forventelige og uden alvorlig økonomisk risiko.

Risikoområder

4. kvartal 2018

1. kvartal 2019

Antal

Procent

Antal

Procent

Ingen fund

264

67%

235

67%

Fund

128

33%

116

33%

Gennemførte kontroller

392

100%

351

100%

Kritisk fund

0

0%

0

0%

Væsentligt fund

6

5%

3

3%

Mindre væsentligt fund

64

50%

60

52%

Ikke væsentligt fund

58

45%

53

46%

Samlet antal fund

128

100%

116

100%

Enhederne har generelt gjort relevante refleksioner over observerede fund, fulgt op og tilpasset procedurer. Intern Kontrolenhed har givet anbefalinger til enkelte enheder, hvor enheden burde have foretaget yderligere stikprøver eller have foretaget tiltag, der minimerer fejl fremadrettet.

Kontrolbesøg og opfølgning på ledelsestilsyn

Intern Kontrolenheden har siden sidste afrapportering til Forretningsudvalget i december 2018 afsluttet og afrapporteret 21 kontrolbesøg i koncernenheder.

Sammenfattende viser kontrolbesøgene, at der er et betryggende kontrolmiljø i enhederne, og observationerne fra forrige kontrolbesøg adresseres. Der er dog behov for fornyet fokus på ledelsestilsynet i nogle enheder.

Kontrolbesøgene viste, at enkelte enheders ledelsestilsynsbeskrivelser stadig kan forbedres. De bør opdateres vedrørende risikoidentifikation, risikovurdering og kontroldesign f.eks. på risikoområdet varelagre. Der er også enkelte enheder, hvor dokumentation af udført ledelsestilsyn manglede på flere risikoområder. Kontrolbesøgene har således også givet anledning til observationer og anbefalinger til de pågældende enheder.

I perioden er der 5 enheder, hvor ledelsestilsynet er blevet vurderet til et bedre niveau. 10 enheder har et uændret vurderingsniveau, mens 5 enheder er blevet vurderet til et lavere vurderingsniveau.

Der er ikke givet en vurdering ved opstartsbesøget hos den nyoprettede enhed Steno Diabetes Center Sjælland, men alene sparring til enheden. Der er planlagt ordinært besøg hos enheden i 2. halvår 2019.

Opfølgning på retningslinjer og temakontroller

Intern Kontrolenheden har afsluttet de sidste 3 temakontroller fra 2018 og fremsendt et notat med observationer og anbefalinger til berørte enheder:

· Styring og kommunikation af administrative retningslinjer

· Varelagre på Sygehuse og Psykiatrien

· Kendskab og anvendelse af regionens rejseregler.

Intern Kontrolenheden har endvidere igangsat alle planlagte temakontroller i 2019, som forventes afsluttet og afrapporteret i 2. halvår 2019:

· Registrering af brugerrettet it-udstyr

· Anvendelse af støtteværktøj ved indkøb af konsulentydelser

· Undersøgelse af besvigelsesrisici

Afholdelse af netværksmøder

Intern Kontrolenheden afholder årligt 2 netværksmøder, hvor kontaktpersoner fra koncernenheder og sociale tilbud bliver indbudt.

I april måned var temaet til netværksmødet den reviderede procedurebeskrivelse for ledelsestilsyn, som enhederne skal følge fra 1. april 2019. På mødet blev der bl.a. fortalt om rapporter, der kan understøtte enhederne i udførelsen af ledelsestilsynet, og udvekslet erfaringer med ledelsestilsyn. Det andet netværksmøde afholdes i oktober måned.

Undervisning, rådgivning og vidensdeling

Intern Kontrolenheden udfører løbende undervisning i ledelsestilsyn for nye leder i Region Sjælland. Herudover enheden foretaget en del rådgivning og vidensdeling i forhold til forståelse og fortolkning af regionens retningslinjer og ledelsestilsyn. Intern Kontrolenheden indgår i samarbejde med de tværgående enheder om retningslinjer og rapportmuligheder og bidrager med rådgivning til række projekter bl.a. udvikling af 4-øjne i Oracle, digitalisering af ledelsestilsyn i Den Administrative Portal og udvikling af rejsefunktionen.

Regionens generelle kontrolmiljø

Intern Kontrolenheden vurderer løbende regionens generelle kontrolmiljø som f.eks. retningslinjer, forretningsgange og systemer.

Der er foretaget opdatering og tilpasning af procedurebeskrivelsen for ledelsestilsyn med virkning fra 1. april 2019. Der er bl.a. foretaget en fælles risikoidentifikation på standardprocesser. Regionens enheder skal fortsat selv foretage risikovurdering og fastlæggelse af kontrolniveau i ledelsestilsynet ud fra enhedernes kontrolmiljø. Intern Kontrolenheden bistår med rådgivning i f. m. enhedernes opdatering af ledelsestilsynet.

På flere procesområder er der igangsat udvikling af systemunderstøttelse og rapporter, som kan give etbedre grundlag for dataanalyse og dokumentation for udført ledelsestilsyn.

Sociale- og arbejdsklausuler

Der er afgivet særskilt statusorientering på kontrolindsatsen vedrørende arbejdsklausuler og sociale klausuler til Udvalget for arbejdsmiljø og rekruttering den 6. maj og til Forretningsudvalget den 20. maj 2019.

Intern Kontrolenhedens næste afrapportering til Forretningsudvalget forventes afgivet december 2019.

Kommunikation

Dagsordenspunktet indledes med en præsentation ved lederen af Intern Kontrolenhed, Carsten Kibugi Røjgaard

Økonomi

Sagen er ikke forbundet med udgifter, der kræver særskilt stillingtagen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at Intern Kontrolenheds afrapportering juni 2019 tages til efterretning

Sagen afgøres af Forretningsudvalget.

Beslutning i Forretningsudvalget 2018-2021 mandag den 17. juni 2019, pkt. 9

Leder af Intern Kontrolenhed Carsten Kibugi Røjgaard præsenterede enhedens afrapportering for 1. halvår 2019. Orienteringen blev taget til efterretning.

Per Nørhave (O) deltog ikke i Forretningsudvalget 2018-2021s behandling af sagen.

Bilag til punkt nr. 9:

Intern Kontrolenhedens afrapportering til Forretningsudvalget juni 2019


Tilbage til dagsorden

 

 Søg i dagsordener

 

Sådan søger du

Vælg et eller flere søgekriterier og klik på 'søg'.

Søg dagsordener