Søg
 
Møde i

16. Afskrivning af kortfristede tilgodehavender m.v.

Åbent

Forretningsudvalget 2018-2021 Brevid: 3492358

Resume

I forlængelse af indførelsen af nyt ERP-system har der været visse systemtekniske udfordringer, som samlet set har bevirket, at Region Sjælland har tilgodehavender på i alt 13,3 mio. kr., der kan henføres til manglende indtægter på socialområdet og manglende udligning af difference mellem to konti vedrørende dobbeltbetalinger. Trods gentagne rykkerprocedurer mv. vurderes det, at indtægterne ikke vil kunne realiseres. Det indstilles derfor, at beløbet afskrives på egenkapitalen i regnskabet for 2017.

Sagsfremstilling

I umiddelbar forlængelse af Region Sjællands overgang i 2013 til nyt ERP-system (system, der integrerer indkøbsfunktioner, lager- og logistikfunktioner og økonomisystem) var der visse systemtekniske udfordringer med leverandørbetalinger og opkrævning af manglende indtægter. Det tidligere Regionsråd er løbende orienteret om disse udfordringer.

Der vil på Forretningsudvalgets møde blive givet en kort mundtlig orientering om den aktuelle status for ERP-systemet.

Afskrivning på Socialområdet

Udfordringerne har konkret bestået i, at der er registreret og afsendt fakturaer for ydelser, hvor fakturaerne ikke er modtaget hos Region Sjællands debitorer.

Det har været tilfældet for opkrævninger af visse kommuners køb af ophold på de sociale institutioner i 2013 og 2014, hvor fakturaerne er afsendt, men ikke modtaget hos de pågældende kommuner.

Administrationen igangsatte straks, da problemet blev erkendt, en manuel rykkerprocedure, hvor der blev fremsendt nye fakturaer til kommunerne. Det førte til, at nogle kommuner betalte for ydelserne. Status er imidlertid, at der fortsat udestår restancer på i alt 10 mio. kr.

Restancerne vedrører i alt 15 kommuner, hvoraf 5 er kommuner i Region Sjælland, 7 kommuner er i Region Hovedstaden, 2 kommuner er i Region Midtjylland og 1 kommune er i Region Syddanmark.

De kommuner, der ikke har betalt, henholder sig til, at der i sociallovgivningen er en forældelsesfrist på denne type betalinger på 1 år, selv om de samme kommuner ikke betvivler, at de faktisk har modtaget ydelserne.

Til trods herfor har administrationen vedvarende arbejdet på at opkræve restancerne hos disse kommuner. Der er senest i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2017 iværksat en fornyet rykkerprocedure målrettet tre kommuner, der til sammen skylder Region Sjælland 8,1 mio. kr. Administrationen vil således fortsat forsøge at inddrive disse tre restancer.

Det er dog administrationens vurdering, at det på grund af den lovbestemte forældelsesfrist ikke vil være muligt at opkræve restancerne. Beløbet bør derfor afskrives på Region Sjællands egenkapital i regnskab 2017. I henhold til kompetencereglerne skal afskrivninger af tilgodehavender på over 500.000 kr. forelægges Forretningsudvalget til godkendelse.

Afskrivning vedrørende dobbeltbetalinger

I forbindelse med indførelsen af ERP-systemet var der også tekniske problemer med at afvikle leverandørbetalinger, hvorfor der blev gennemført manuelle betalingsprocedurer. Det førte i visse tilfælde til dobbeltbetalinger.

Nogle leverandører har på eget initiativ tilbageført betalinger, mens regionen i andre tilfælde har gjort leverandørerne opmærksom på dobbeltbetalingerne og gjort tilbagebetalingskrav gældende.

Regionen har registreret dobbeltbetalingerne til leverandører på en ”fejlkonto” og har på en anden konto modposteret de betalinger, der er refunderet fra leverandørerne. Status er, at der er en difference mellem de to konti på 3,3 mio. kr. Den reelle difference kan dog være mindre, da der kan være tilgået regionen indtægter på andre konti, der modsvarer dobbeltbetalingerne.

Tilgodehavenderne er forældede, og det er administrationens vurdering, at det ikke vil være muligt at inddrive de manglende indtægter. Det indstilles derfor, at der i regnskab 2017 foretages en afskrivning af kortfristede poster på 3,3 mio. kr. på regionens egenkapital. Det vil i overensstemmelse med kompetencereglerne ligeledes kræve Forretningsudvalgets godkendelse.

Økonomi

Det indstilles således, at der i overensstemmelse med god regnskabsskik afskrives tilgodehavender på i alt 13,3 mio. kr. i regnskab 2017. Da beløbet vedrører tidligere regnskabsår, afskrives beløbet på egenkapitalen og vil ikke have likviditetsmæssige virkninger, da likviditetsvirkningen er indtrådt i tidligere regnskabsår.

Såfremt rykkerprocedurer mv. fører til, at regionen helt eller delvist modtager indtægterne, forbedres egenkapitalen i 2018 med beløbet og indtægten tilgår kassebeholdningen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at tilgodehavender på i alt 13,3 mio. kr. afskrives på egenkapitalen i regnskabet for 2017.

Sagen afgøres af Forretningsudvalget

Beslutning i Forretningsudvalget 2018-2021 mandag den 26. februar 2018, pkt. 16

Forretningsudvalget anbefaler, at tilgodehavenderne på i alt 13,3 mio. kr. opretholdes og ikke afskrives i regnskabet for 2017. Der optages dialog med KL om den lovbestemte forældelsesfrist på betalinger for sociale ydelser på et år.

Tina Boel og Per Nørhave deltog ikke i Forretningsudvalget 2018-2021s behandling af sagen.


Tilbage til dagsorden

 

 Søg i dagsordener

 

Sådan søger du

Vælg et eller flere søgekriterier og klik på 'søg'.

Søg dagsordener